Aufbau des OKR-Zyklus

Neben den eigentlichen Objectives & Key Results ist der sogenannte OKR-Zyklus mittlerweile fester Bestandteil der OKR-Methode. In diesem Artikel erfährst Du, warum es durchaus sinnvoll ist, den OKR-Zyklus zu durchlaufen, und natürlich auch, welche Workshops und Events er beinhaltet.

Wenn Du so möchtest, waren Objectives & Key Results ursprünglich lediglich eine „besondere Art“, Ziele zu formulieren.

Der OKR-Zyklus ist (fast) vollkommen identisch mit den Events eines Scrum-Sprints. (Sogar die Reihenfolge wurde beibehalten.) Lediglich das Daily Scrum wurde in den OKR Check-in bzw. ein Weekly oder Bi-Weekly verändert. Dieser Umstand entsteht dadurch, dass der OKR-Zyklus meistens 3 Monate umfasst und ein Sprint in Scrum maximal 1 Monat lang ist.

Der OKR-Zyklus besteht aus:

Die Abfolge der OKR Meetings bleibt dabei immer gleich und wird nicht verändert.

Während des Plannings entstehen Eure OKR für den kommenden Zyklus. Ziel ist es dabei, sowohl auf Unternehmensebene als auch in allen Abteilungen und Teams Sets von 1 bis maximal 3 OKR zu formulieren.

Weil es sich beim OKR um einen unternehmensweiten Prozess handelt, lässt sich das Planning in der Regel nicht als einzelner Workshop durchführen. Oft gibt es deshalb eine oder auch zwei Planungs-Wochen, in denen die OKR entstehen. Auf diese Weise sind Teams beispielsweise in der Lage, sich ihre ersten OKR-Entwürfe gegenseitig vorzustellen und aufeinander abzustimmen.

Darüber hinaus ist es natürlich sinnvoll, die unternehmensweiten OKR vorher fertigzustellen, damit Abteilungen und Teams eine Orientierung für ihre eigenen OKR haben. Viele Organisationen sind deshalb dazu übergegangen, die unternehmensweiten ORK bereits in den letzten zwei Wochen des laufenden Zyklus auszuarbeiten, damit diese zum Start der nächsten Iteration bereits bekannt sind.

Neben den eigentlichen OKR ist es außerdem hilfreich, vor dem Start Eures Zyklus OKR-Initiativen festzuhalten. Diese bieten Euch einige Vorteile:

Erstens könnt Ihr die Machbarkeit Eurer OKR besser bewerten und sie leichter mit Eurem Tagesgeschäft in Einklang bringen.

Zweitens fällt Euch durch die Nutzung von OKR-Initiativen die Trennung von Output & Outcome sehr viel leichter.

Und drittens fördern OKR-Initiativen das Denken in Hypothesen.

Damit die geplanten OKR im laufenden Quartal nicht aus dem Blick geraten, beinhaltet der OKR Zyklus wöchentliche (oft auch zweiwöchentliche) Check-ins, in denen Ihr den Fortschritt Eurer Key Results aktualisiert bzw. besprecht. Aufgrund des Rhythmus werden diese Check-ins häufig auch als OKR Weekly oder OKR Bi-Weekly bezeichnet.

Der Check-in dient außerdem dazu, Transparenz zu erzeugen und eventuell Anpassungen am weiteren Vorgehen vorzunehmen. Sollte ein Key Result beispielsweise gefährdet sein, ist das OKR Weekly der Ort, an dem Ihr mögliche Optionen besprechen könnt.

Achtet jedoch darauf, dass Euer OKR Check-in nicht ausufert. Es handelt sich lediglich um ein kurzes Meetings, das maximal 15 Minuten dauern sollte. Stoßt Ihr auf größere Probleme, die sich nicht durch einfache Maßnahmen beheben lassen, lohnt es sich, die erforderlichen Maßnahmen in einem gesonderten Termin zu besprechen.

Der OKR-Zyklus endet mit der OKR Review und der OKR Retrospektive. In der Review stellt jedes Team den finalen Stand seiner OKR vor. Die Bandbreite, was in der OKR Review gezeigt wird, kann dabei natürlich sehr groß sein. Sie reicht vom simplen Teilen der Objectives & Key Results bis zur Demonstration erster Prototypen oder MVP, die im letzten Quartal entstanden sind.

Teil der OKR Review sollte es auch sein, Feedback von wichtigen Stakeholdern einzuholen, um dadurch Ideen und Impulse für den folgenden OKR-Zyklus zu generieren. Auch das gemeinsame Feiern von Erfolgen und das Teilen echter Fuckups gehört zu einer guten OKR Review.

In größeren Organisationen kommen schnell einige Dutzend einzelne Reviews zusammen, weil es eben auch sehr viele Teams und Abteilungen gibt. In diesem Fall ist es dann wenig sinnvoll (oder schlichtweg unmöglich), die Reviews der Teams nacheinander durchzuführen. Eine alternative Möglichkeit ist es dann, einen Review Basar durchzuführen.

In diesem Format werden lediglich die Unternehmens-OKR mit allen gemeinsam besprochen, während die einzelnen Team-Reviews dann – ähnlich wie bei einem Barcamp – in sogenannten Breakout-Sessions stattfinden.

Beendet wird der OKR-Zyklus mit einer Retrospektive. In diesem Workshop reflektiert das OKR Team gemeinsam mit dem OKR Master, was im letzten Quartal gut gelaufen ist und was nicht, um daraus Verbesserungen für den kommenden OKR-Zyklus abzuleiten. Der zeitliche Rahmen sollte im besten Fall zwischen 2 und maximal 4 Stunden liegen.

Damit ist die OKR Retrospektive (bedingt durch den deutlich längeren Zyklus) länger als beispielsweise die Sprint Retrospektive in Scrum.

Manchmal kann es auch hilfreich sein, bereits während des OKR-Zyklus Retrospektiven durchzuführen. (Beispielsweise einmal im Monat.)

Auf diese Weise fällt es gerade OKR-Neulingen leichter, die gemeinsame Arbeit zu reflektieren und Maßnahmen für die weitere Zusammenarbeit zu beschließen.

Der Vorteil bei diesem Vorgehen liegt vor allem darin, dass zum einen der zu reflektierende Zeitraum nicht zu groß ist und zum anderen könnt Ihr von den beschlossenen Maßnahmen bereits im laufenden OKR-Zyklus profitieren.

Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Beitrag einen guten ersten Überblick über den Ablauf und die Funktionsweise des OKR-Zyklus geben und Dir damit ein wenig Orientierung bieten. Falls Du noch Fragen zu den einzelnen OKR Events bzw. Meetings haben solltest, hinterlasse mir gerne einen Kommentar hier und auf der Seite!