Plannings mit der Team Alignment Map durchführen

Das erste Sprint Planning im neuen Scrum Team kann eine ziemliche Herausforderung sein. Aber auch erfahrene Teams haben oft Schwierigkeiten, effektive Plannings durchzuführen. Oft werden Probleme eines Teams erst in der Sprint Retrospektive deutlich, die jedoch schon im Planning ihren Anfang genommen haben. Manchen Teams fehlt jedoch die passende Idee dazu, wie sie ihre Plannings weiter verbessern können. Falls sich Dein Team in einer ähnlichen Situation befindet, möchte ich Dir mit der Team Alignment Map (TAM) von Stefano Mastrogiacomo ein hilfreiches Tool vorstellen, mit dem Ihr das Maximum aus Euren Plannings herausholen könnt.

Die TAM ist ein einfach anzuwendendes Tool, mit dessen Hilfe es auch unerfahrenen Teams gelingt, erfolgreiche Plannings durchzuführen. Ob es sich dabei um das Sprint Planning eines Scrum Teams handelt, ein OKR-Planning für das nächste Quartal oder um den Kick-off-Termin eines Projektes ist dabei zweitrangig. Denn die Team Alignment Map ist flexibel und offen genug gestaltet, um jeden dieser Zwecke hervorragend zu erfüllen.

Das Interessante an der Team Alignment Map ist die Aufteilung des Plannings in zwei verschiedene Phasen, die sich Forward Pass und Backward Pass nennen.

In den ersten fünf Schritten des Forward Pass klärt Ihr Eure Mission & den Zeitrahmen (1), legt gemeinsame Objectives fest (2), verpflichtet Euch auf diese (3), notiert notwendige Ressourcen (4) und sprecht über potenzielle Risiken (5).

Beim Backward Pass hingegen (und das ist der wirklich großartige Kniff der Team Alignment Map) verwandelt Ihr in den Schritten 6 & 7 die entdeckten Risiken und Ressourcen-Probleme in neue Objectives, für die auch ein Commitment festgehalten wurde.

Schauen wir uns zunächst die ersten fünf Schritte des Forward Pass der Reihe nach an.

Ein gutes und klares Ziel ist die Basis für jede effektive Umsetzung kollaborativer Arbeit und der Klebstoff, der alles zusammenhält. Deshalb haltet Ihr im ersten Schritt gemeinsam auf der Team Alignment Map fest, welches Ziel (Mission) bis zu welchem Zeitpunkt erreicht werden soll. Dieses Ziel muss sowohl klar genug sein, um Orientierung und Fokus zu erzeugen, als auch genügend Anziehungskraft besitzen, um Motivation und Engagement in Eurem Team zu erzeugen.

Ein klares & konkretes Ziel sorgt dafür, dass Euer Planning auch wirklich seinen Zweck erfüllt. Denn nur so seid Ihr in der Lage, vom (erwünschten) Ende her zu ermitteln, was genau dafür zu tun ist.

Vermeidet es in jedem Fall, erst Eure Joint Objectives zu notieren und Euch erst danach zu überlegen, was Ihr überhaupt damit erreichen möchtet.

Die genaue Art der Mission ist bei der Team Alignment Map nicht festgelegt. Eure Mission kann daher beispielsweise ein Produktziel, aber auch ein Sprintziel sein. Falls Ihr mit OKR arbeitet, kann es natürlich auch Euer Moal (Mid-term Goal) für das kommende Jahr sein oder das Objective für das nächste Quartal. Denkbar ist aber auch ein Projektziel oder sogar ein bestimmtes Key Result eines Objectives oder Moals.

Die Team Alignment Map ist ausreichend allgemein gehalten, um jeden dieser Zwecke abbilden zu können.

Vergesst nicht, den zeitlichen Rahmen zu setzen, wann Ihr Euer Ziel erreicht haben möchtet. Es bringt Euch nichts, zu wissen, dass Ihr 100 Neukunden gewinnen möchtet, wenn nicht jedem klar ist, wann dieses Ziel erreicht sein soll.

Nachdem Ihr Eure Mission festgelegt habt, notiert ihr im zweiten Schritt diejenigen Dinge auf der Team Alignment Map, die getan oder erreicht werden müssen, um sie zu erreichen. Dieser Schritt hilft Euch also dabei, Eure Mission in handhabbare Einzelschritte zu gliedern.

Je nachdem auf welcher “Flughöhe” Ihr Eure Mission formuliert habt, können die Joint Objectives natürlich ebenfalls ganz unterschiedlicher Art sein.

Ist Eure Mission beispielsweise ein Moal, gehören in diese erste Spalte der Team Alignment Map entweder Key Results (die das Moal konkretisieren) oder auch Objectives, die auf das übergeordnete Moal einzahlen.

Ist Eure Mission hingegen ein Sprintziel, kann es sich bei den Joint Objectives hingegen auch im User Stories aus Eurem Product Backlog handeln.

Sollte Eure Mission ein bestimmtes Key Result sein, dann ist es ebenfalls denkbar, dass Ihr unter Joint Objectives konkrete Aufgaben, ToDo’s oder Tasks festhaltet.

Konkrete Ziele und Objectives festzuhalten ist jedoch nur der Beginn eines guten Plannings. Denn je klarer nach Eurem Planning ist, wer sich um was kümmert, desto größer ist die gemeinsame Selbstverpflichtung Eures Teams, diese Joint Objectives auch wirklich fokussiert zu verfolgen. Deshalb haltet Ihr im dritten Schritt Eures Plannings in der zweiten Spalte der Team Alignment Map Eure Joint Commitments fest.

Hierzu notiert Ihr die Namen derjenigen, die sich um ein bestimmtes Joint Objective kümmern möchten, auf Post-its und heftet sie auf gleicher Höhe neben das dazugehörige Joint Objective in die Spalte Joint Commitments.

Auch an dieser Stelle habt Ihr verschiedene Optionen. Die Minimal-Anforderung wäre des Name des Teammitglieds, das sich dazu bereit erklärt, sich um ein Joint Objective zu kümmern.

Denkbar ist jedoch auch, dass sich mehrere Teammitglieder um ein bestimmtes Joint Objective kümmern wollen. In diesem Fall kann es manchmal auch sinnvoll sein, gleichzeitig zu notieren, wer was macht, um das Joint Objective zu erreichen, beispielsweise Matthias (Schreiben) + Sara (Korrekturlesen).

Es ist sogar möglich, dass Ihr alle gemeinsam mit dem Team an einem Joint Objective arbeiten wollt.

Vor zwei Dingen solltet Ihr Euch in Eurem Planning mit der Team Alignment Map jedoch hüten.

Auch wenn sich Psychologische Sicherheit in Googles berühmten Projekt Aristoteles klar als wichtigster Faktor für erfolgreiches Teamwork herauskristallisiert hat, ist Verlässlichkeit immerhin auf dem 2. Platz zu finden. Joint Commitments helfen Euch dabei, Klarheit darüber zu erzeugen, wer sich um zu erledigende Dinge kümmern wird, und unterstützt Euch dabei, diesen Aspekt nicht aus den Augen zu verlieren.

Ziele werden nicht im luftleeren Raum erreicht und Pläne müssen mit der Realität in Einklang gebracht werden. Um ein gemeinsames Verständnis dafür zu erlangen, was Euer Team benötigt, um die Mission zu erreichen, haltet Ihr in der Spalte Joint Resources fest, was benötigt wird, um ein Joint Objective umzusetzen.

Unter Joint Resources könnt Ihr die verschiedensten Dinge festhalten, die notwendig sind, um ein Joint Objective zu erreichen.

Das können (neben den Klassikern Zeit, Geld und Menschen) beispielsweise auch Materialien, Equipment, Werkzeuge oder auch Softwaretools sein.

Sogar wichtige Informationen oder auch Genehmigungen können wichtige Ressourcen sein, die für eine Aufgabe benötigt werden.

Jeder Plan beinhaltet Risiken. Um diese nicht aus den Augen zu verlieren und zumindest kurz darüber gesprochen zu haben, bevor Ihr Euren Plan in die Tat umsetzt, notiert Ihr potenzielle Risiken in der Spalte Joint Risks.

Auch hier gibt es wieder eine große Bandbreite an Möglichkeiten für Euch.

Ihr könnte lediglich eine kurze Notizen festhalten, um welches Risiko es sich handelt. Denkbar ist jedoch auch, dass Ihr die genauen Gründe für das Risiko notiert und welche konkreten Konsequenzen es auf ein bestimmtes Joint Objective haben könnte.

Also beispielsweise: “Unser Kunde ist nicht erreichbar, weil er in einer anderen Zeitzone lebt als wir, weshalb wir die neue Weboberfläche nicht gemeinsam mit ihm testen können.“

Im Extremfall können natürlich alle möglichen Dinge schief gehen. In der Regel treten viele von ihnen jedoch niemals ein. Seid an dieser Stelle pragmatisch und arbeitet keinen umfangreichen Risikoplan aus. (Dazu ist die Team Alignment Map ohnehin nicht gedacht.) Falls es Euch hilft, könnt Ihr auch mit Hilfe einer einfachen Skala bewerten, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass dieses Risiko eintritt. (Beispielsweise H, M und L für High, Medium und Low.)

Damit Ihr nicht vergesst, diese beiden Schritte durchzuführen, findet Ihr unten rechts in den beiden letzten Spalten die kreisförmigen Pfeile als kleine Erinnerung.

Im sechsten Schritt geht es darum, die aus dem vorherigen Schritt identifizierten gemeinsamen Risiken in neue Joint Objectives zu transformieren.

Es geht allerdings nicht unbedingt darum, alle Risiken (zwanghaft) in Joint Objectives umzuwandeln. Denn sollte der Fall eintreten, dass Ihr in Eurem Planning keine konkrete Idee für die Transformation in ein Joint Objective habt, ist auch das in Ordnung.

In diesem Fall belasst Ihr das Post-it jedoch an seinem Platz. So visualisiert Ihr für alle, dass bei der Umsetzung Eures Plans eventuelle Risiken auftauchen können.

Wie in Schritt 6 geht es auch im siebten und letzten Schritt darum, Euren Plan handhabbarer zu machen. Nur transformiert Ihr an dieser Stelle notwendige Ressourcen in neue Joint Objectives (statt potenzieller Risiken). Im Großen und Ganzen ist dieser Schritt jedoch identisch mit dem vorherigen.

Achtet bei beiden Schritten darauf, nicht einfach nur das Post-it umzuhängen. Stellt vielmehr sicher, dass das daraus entstehende Joint Objective ausreichend klar ist. (Natürlich kann es auch sein, dass ein simples Umhängen vollkommen ausreicht. Zumindest solange auch ein Joint Commitment von Euch festgehalten wurde.)

Wenn Ihr Euren Backward Pass gespielt habt und so viele Joint Resources und Joint Risks wie möglich in Joint Objectives verwandelt habt, sieht Eure Team Alignment Map im besten Fall so aus wie hier zu sehen. Euer Planning ist beendet und Ihr könnt Euch frisch an Werk machen!

Für Deine Workshops kannst Du die Team Alignment Map recht einfach auf ein Whiteboard zeichnen, da sie nicht sonderlich kompliziert aufgebaut ist. Aber vielleicht bist Du ja doch auf der Suche nach der einen oder anderen Vorlage. Deshalb habe ich hier einige Downloads für Dich zusammengestellt, die Dir ein wenig Vorbereitungszeit abnehmen.

Ich hoffe, ich konnte Dich dafür begeistern, bei Eurem nächsten Sprint Planning auf die Team Alignment Map zurückzugreifen. Sie ist ein wirklich leicht einsetzbares Tool, das deutlich verbesserte Plannings erzeugt.

Gerade für Teams, die hinsichtlich Selbstmanagement & Selbstorganisation noch in den Kinderschuhen stecken, stellt sie meiner Meinung nach eine große Hilfe dar. Aber auch mit langjährigen Teams habe ich die Team Alignment Map bereits erfolgreich eingesetzt. Dabei konnte ich feststellen, dass auch hier positive Effekte zu verzeichnen waren. Beispielsweise wurde schnell deutlich, dass sich alle Teammitglieder um bestimmte Aufgaben immer wieder gedrückt haben. (Und dass das die Ursache dafür war, dass diese Teams ihr Sprintziel sehr oft nicht erreichten.)

Falls Du noch Fragen, Ideen oder Anregungen zur Team Alignment Map hast, schreib mir gerne einen Kommentar hier auf der Seite! Ich freu mich auf Dein Feedback.