Work Item Age ist die Zeitspanne zwischen dem Beginn der Arbeit an einem Work Item und dem aktuellen Datum. Neben Cycle Time, Work In Progress und Throughput ist Work Item Age eine von vier zentralen Kanban-Metriken. Sie unterstützt Dich und Dein Team dabei, Euren Workflow aktiv zu steuern und zählt deshalb zu den sogenannten Leading Indicators.
Work Item Age berechnen
Work Item Age ist sehr einfach zu berechnen, weil es lediglich die Differenz zwischen dem Start-Datum eines Work Items und dem aktuellen Datum ist.
Jedoch solltet Ihr genau überlegen, ab wann ein Work Item tatsächlich als aktiv bzw. als Work In Progress gilt.
Sollte Dein Team nach Scrum arbeiten, empfehle ich Dir dringend, für den Sprint geplante Aufgaben nicht automatisch als Work In Progress zu bewerten.
Der Grund liegt darin, dass nach dieser Berechnungsweise die für Euren Sprint geplanten Aufgaben automatisch bzw. künstlich altern.
Unter Umständen kann das dazu führen, dass die Entwickler Deines Scrum Teams dann an möglichst vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten, um diese Alterung zu vermeiden. In der Folge werden dann (höchstwahrscheinlich) viele Work Items begonnen, aber nur wenige abgeschlossen.
Darüber hinaus kann diese Art der Berechnung dazu führen, dass jeder Entwickler alleine an einer User Story arbeitet und nicht Dein gesamtes Team kollaborativ an einigen wenigen User Stories, um sich danach den nächsten Aufgaben zu widmen.
Work Item Age senken
WIP-Limit senken
Die häufigste Vorgehensweise, um das durchschnittliche Work Item Age in Eurem Workflow zu senken, ist das bekannte WIP-Limit. Durch die Begrenzung paralleler Arbeit fokussiert sich Dein Team stärker auf bereits begonnene Work Items, sodass diese dadurch früher fertig werden.
Work Items verkleinern (Batch Size)
Die zweite Möglichkeit, das Work Item Age positiv zu beeinflussen, ist die Verringerung der Work Item Größe. In Kanban sprechen wir auch von Batch Size. Große Aufgaben, die in mehrere kleinere zerteilt werden, dauern logischerweise kürzer und verringern dadurch das Work Item Age.
Das bedeutet natürlich nicht zwangsläufig, dass Dein Team effizienter wird. Denn nur weil eine große Aufgabe in fünf kleine zerteilt wurde, ist nicht mehr erledigt worden. Allerdings verbessert sich durch kleinere Work Items die Vorhersagbarkeit Eures Workflows, wodurch Ihr einen präziseren Forecast abgeben könnt.
Abhängigkeiten eliminieren & verringern
Der größte Hebel zur Senkung des Work Item Age liegt meistens in der Eliminierung von Abhängigkeiten. Denn blockierte Tickets erhöhen Eure durchschnittliche Work Item Age in der Regel dramatisch.
Auch Dein Team wird sich wahrscheinlich in einem dichten Netz von Abhängigkeiten befinden, das Euren Workflow unnötig verlangsamt.
Work Item Age visualisieren
Zunächst sollte auf jeder Kanban-Karte Eurer Work Items das Alter der Aufgabe sichtbar sein. Falls Ihr ein digitales Tool für Euren Workflow nutzt, erledigt die Software das meistens schon automatisch. Falls Ihr mit Hilfe eines haptischen Kanban Boards arbeitet, könnt Ihr in Eurem Daily Stand-up auf jedes in Arbeit befindliche Work Item einen Klebepunkt anbringen. (Das funktioniert in der Praxis tatsächlich sehr gut.)
Ein weiteres, hilfreiches Tool, um Euer aktuelles Work Item Age im Blick zu haben, ist das sogenannte Aging WIP Chart. Mit diesem Kanban Chart haben Du und Dein Team stets alle Work Items im Blick und könnt dadurch Euren Workflow effizienter managen.
Fazit
Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Beitrag den Sinn und Nutzen dieser Kanban-Metrik näher bringen. Tatsächlich glaube ich, dass sie die wichtigste Metrik überhaupt ist. (Und gleichzeitig am seltensten von Kanban Teams regelmäßig gemessen wird.)
Wie steht es in Deinem Team? Nutzt Ihr das Work Item Age aktiv, um Euren Workflow zu steuern? Wie sind Eure Erfahrungen mit dieser Metrik?
