Gemeinsam Regeln für die Teamarbeit aufstellen

Gemeinsam im Team zu arbeiten birgt immer auch das Potenzial für Konflikte. Meistens entstehen diese, weil wir vieles vorher nicht an- bzw. ausgesprochen haben, da wir es für selbstverständlich halten. Gerade für neu gegründete Teams ist es deshalb hilfreich, gemeinsam Regeln für die Teamarbeit festzuhalten, um Erwartungshaltungen und Verantwortlichkeiten zu klären. Dabei ist ein Teamvertrag eine simple und gleichzeitig effektive Möglichkeit, jedoch bei weitem nicht die einzige.

Der Teamvertrag (engl. Team Contract) hilft Euch dabei, erwünschtes und unerwünschtes Verhalten sichtbar zu machen und Eure gemeinsamen Werte im Team zu besprechen.

Dadurch leistet er natürlich auch einen wertvollen Beitrag zu Eurer Teamkultur.

Darüber hinaus könnt Ihr (falls Ihr das möchtet) auch Sanktionen festlegen, wenn gegen Punkte aus Eurem Teamvertrag absichtlich oder wiederholt verstoßen wird. (Wobei ich dabei zur Vorsicht raten würde.)

Beim Schließen Eures Teamvertrags solltet Ihr Euch auf die Beantwortung von zwei zentralen Fragen konzentrieren, um Eure Teamarbeit zu regeln:

Am besten könnt Ihr den Teamvertrag natürlich im Rahmen Eurer Retrospektive nutzen. Aber auch ein eigens angesetzter Workshop ist denkbar. Lasse dazu zunächst jedes Teammitglied für maximal 5 Minuten alleine die beiden obigen Impulsfragen für sich persönlich beantworten und dazu Ins & Outs auf je einem Post-it festhalten. Anschließend erhält jedes Teammitglied 3 bis 5 Minuten Zeit, den anderen seine individuellen Ins & Outs vorzustellen. (Eine Diskussion der vorgestellten Punkte sollte in dieser Phase noch nicht stattfinden.)

Erst wenn alle Ins & Outs vorgestellt wurden, könnt Ihr gemeinsam daran gehen, diese zu diskutieren, zu clustern und zu konsolidieren. Meist reichen dazu 20 bis maximal 30 Minuten.

Zum Schluss müsst Ihr Euch gemeinsam auf die Ins & Outs Eures Teamvertrages verpflichten.

Damit Du Dir ein wenig besser vorstellen kannst, welche Themen auf einem Teamvertrag zu finden sind, habe ich hier noch einmal ein fiktives Beispiel und weitere Impulsfragen für Dich zusammengestellt.

Bei dieser Übung erhält jedes Teammitglied ein Blatt Papier, das in vier Felder aufgeteilt ist. In der oberen Hälfte befinden sich die beiden Felder Das könnt Ihr von mir erwarten und Das erwarte ich von Euch. Diese beiden Felder werden von jedem Teammitglied eigenständig und alleine ausgefüllt.

Sobald das geschehen ist, gibt jeder sein Blatt im Uhrzeigersinn an seinen Sitznachbarn weiter und erhält dann 2 bis 3 Minuten Zeit, sich die Informationen auf dem nun vor ihm befindlichen Blatt durchzulesen. Anschließend schreibt jeder in die beiden unteren Felder seine persönliche Erwartungshaltung bzw. das, was die jeweilige Person von ihm erwarten kann.

Nachdem die persönlichen Botschaften aufgeschrieben wurde, wird jedes Blatt wieder im Uhrzeigersinn an den Sitznachbarn weitergegeben. Das Ganze wird solange wiederholt, bis jeder Teilnehmer wieder sein eigenes Blatt vor sich liegen hat.

Falls Ihr möchtet, könnt Ihr die persönlichen Botschaften für die anderen Teammitglieder verdecken, indem Ihr das Blatt vor dem Weitergeben einmal entsprechend knickt. Ich habe jedoch die Erfahrung gemacht, dass es hilfreich ist, wenn jeder im Team auch die persönlichen bzw. individuellen Erwartungshaltungen der anderen kennt.

Manchmal kommt es auch zu Konflikten und schlechter Stimmung, wenn die Verantwortlichkeiten im Team nicht klar geregelt sind. Auch für diesen Fall gibt es verschiedene Tools, die Euch dabei helfen können, klarere Regeln für Eure gemeinsame Teamarbeit aufzustellen. Besonders gut eignen sich dazu die RACI-Matrix und die Team Alignment Map.

Das Akronym RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

Für jede wichtige Aufgabe in Eurem Team haltet Ihr für jedes Teammitglied (bzw. jede Teamrolle) die jeweilige Verantwortlichkeit fest. (Oder ob jemand nur konsultiert bzw. informiert werden muss bzw. will.)

Auch die oben bereits erwähnte Team Alignment Map ist ein sehr gutes Tool, um mehr gemeinsames Commitment zu erzielen und die Zusammenarbeit im Team klarer zu regeln.

Hierbei ist natürlich die Spalte Joint Commitments besonders hilfreich. Allerdings ist die Team Alignment Map nur für die Planung von Projekten, Sprints oder OKR-Zyklen geeignet und weniger dazu gedacht, die generelle Teamarbeit besser zu regeln.

Andererseits kann oft schon eine bessere Planung und ein gemeinsames Commitment ausreichend sein, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Ich hoffe, ich konnte Dich ein wenig inspirieren, die Zusammenarbeit auch in Deinem eigenen Team mit einem der hier vorgestellten Tools zu verbessern und Eure Teamarbeit besser zu regeln. Falls Du eine der hier vorgestellten Methoden und Werkzeuge schon einmal genutzt hast, freue ich mich natürlich wie immer auch über einen kleinen Erfahrungsbericht deinerseits hier unten in den Kommentaren.