Wie Du den Sprintwechsel planen kannst

Ich kann mich noch recht gut daran erinnern, wie ich als frischgebackener Scrum Master vor der Situation stand, für mein erstes Scrum Team den Sprintwechsel zu planen. Ich wusste nicht genau, wie bzw. wo ich sie am sinnvollsten in den Kalender eintragen sollte, weil mir Vor- und Nachteile nicht genau klar waren. Auch die Auswirkungen, die die Länge des Sprints auf diese Planung hat, war mir damals nicht so richtig klar.

Falls Du mit Deinem Team gerade erst mit Scrum beginnst und vor der gleichen Situation stehst wie ich damals, möchte ich Dir hier ein paar grundlegende Möglichkeiten zeigen, Euren Sprintwechsel zu planen.

Bei einem einwöchigen Sprint liegt die Dauer Eures Sprint Plannings bei maximal 2 Stunden, die Sprint Review bei maximal 1 Stunde und Eure Sprint Retrospektive hat eine Timebox von einer ¾ Stunde. Damit dauern die Scrum Events insgesamt ungefähr einen halben Arbeitstag. Das bietet Euch bei der Planung der Termine jede Menge Möglichkeiten.

Bei dieser Variante führt Ihr alle Scrum Events nacheinander am selben Tag durch. Viele bezeichnen einen Sprintwechsel an einem einzigen Tag manchmal auch als Scrum Day.

Weil bei einem Scrum Day erst der vorherige Sprint beendet wird, beginnt dieser (verwirrenderweise) mit der Sprint Review und der Sprint Retrospektive.

Vor dem anschließenden Sprint Planning solltet Ihr wenigstens eine kurze Pause einlegen. Das hilft Euch dabei, das Kundenfeedback aus der Review und die Gespräche aus der Retrospektive zu verarbeiten.

Den halben Tag, den ihr für Euren Sprintwechsel benötigt, könnt Ihr prinzipiell an jedem Wochentag sowie vormittags oder nachmittags durchführen. Ich habe jedoch festgestellt, dass viele Scrum Teams noch hastig irgendwelche Dinge an ihrem Produkt fertigstellen, wenn vor der Sprint Review noch “genügend Zeit” ist. Deshalb ist meine Empfehlung:

Beginnt Euren Scrum Day früh morgens mit der Sprint Review!

Alternativ könnt Ihr die Scrum Events bei einem einwöchigen Sprint auch anders planen.

Eine sehr praktikable Variante ist es, Euren Sprint am Montagmorgen mit dem Sprint Planning zu beginnen und am Freitagnachmittag mit der Review und der Retrospektive abzuschließen.

Das hat den großen Vorteil, dass zum Wochenende alles fertig ist. (Und niemand Arbeit mit ins Wochenende nimmt.) Außerdem gibt es Eurer Arbeitswoche einen prima Rahmen.

Im Vergleich zum einwöchigen Sprint verdoppeln sich bei einem zweiwöchigen Sprint die Timeboxen der Scrum Events. Euer Sprint Planning dauert bei dieser Sprintlänge maximal 4 Stunden, die Sprint Review hat eine Timebox von 2 Stunden und Eure Sprint Retrospektive darf maximal 1½ Stunden dauern. Insgesamt beanspruchen die Scrum Events also 7,5 Stunden.

Wie bei einem einwöchigen Sprint könnt Ihr alle Scrum Events an einem Scrum Day durchführen. Die meisten Teams führen dann vormittags die Sprint Review und Retrospektive durch, während das Sprint Planning am Nachmittag stattfindet.

Der Vorteil dabei ist, dass Ihr dadurch einen sehr fokussierten Sprintwechsel durchführen könnt.

Allerdings kostet so ein Scrum Day auch jede Menge Kraft und Energie. (Meiner Erfahrung nach, ist beim Sprint Planning spätestens nach zwei Stunden bei allen die Luft raus.)

Einfacher (und weniger anstrengend) ist es, wenn Ihr den Sprintwechsel auf zwei Tage verteilt.

Dazu legt Ihr Eure Sprint Review inklusive der Retrospektive auf einen Nachmittag, der am besten für Euch passt, während Ihr den neuen Sprint am Morgen des Folgetags mit dem Sprint Planning beginnt.

Diese Variante hat den großen Vorteil, dass Ihr den Abschluss des letzten Sprints besser verarbeiten und am nächsten Tag mit frischer Energie ins Planning starten könnt.

Prinzipiell lässt der gesplittete Sprintwechsels auch so planen, dass das Wochenende zwischen Sprint Review & Retro am Freitagnachmittag und dem Planning am Montagmorgen liegt.

Bei vierwöchigen Sprints gelten die Timeboxen, die Du im Scrum Guide finden kannst. Das heißt, dass Ihr für das Sprint Planning maximal 8 Stunden aufwenden solltet. Die Sprint Review und die Retrospektive dauern maximal 4 beziehungsweise 3 Stunden. Mit insgesamt 15 Stunden müsst Ihr für Euren Sprintwechsel also 2 Arbeitstage einplanen.

Führt Ihr Euren Sprintwechsel innerhalb der Woche durch, solltet Ihr den Abschluss des Sprints morgens mit der Sprint Review beginnen und nach einer Mittagspause Eure Sprint Retrospektive durchführen. Das Sprint Planning nimmt dann den gesamten folgenden Arbeitstag ein.

Auch wenn bei dieser Sprintwechselplanung die restlichen Tage bestenfalls ohne weitere Meetings auskommen, ist dadurch ein Großteil Eurer Arbeitswoche geblockt. (Außerdem sind diese beiden Tage extrem anstrengend, wie ich schmerzlich selbst erfahren durfte.)

Solltet Ihr vierwöchige Sprints durchführen, empfehle ich Euch deshalb, die beiden Blöcke des Sprintwechsels (Review & Retro einerseits und Sprint Planning andererseits) durch ein Wochenende zeitlich voneinander zu trennen.

Erfahrungsgemäß generieren Review und Retrospektive bei langen Iterationen sehr viel Input, sodass am Folgetag ziemlich die Luft raus ist.

Für vierwöchige Sprints empfehle ich Dir deshalb diese zweite Variante.

Wie Du siehst, gibt es viele verschiedene Optionen, Euren Sprintwechsel zu planen. Darüber hinaus hat die Länge Eurer Sprints einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf diese Optionen. Ich hoffe, ich konnte Dir ein wenig die Vor- und Nachteile der verschiedenen Möglichkeiten aufzeigen.

Natürlich spielen häufig auch noch andere Faktoren eine Rolle bei der Planung des Sprintwechsels. Oft ist es beispielsweise sehr ratsam, den Termin für die Sprint Review so zu planen, dass möglichst viele Stakeholder daran teilnehmen können. Gerade dann, wenn Du in einer Organisation arbeitest, in der die Terminkalender aller Beteiligten notorisch überfüllt sind. (Was ja der Normalfall ist, wenn wir ehrlich sind.) In diesem Fall bleibt Euch ohnehin meistens nichts anderes übrig, als alle anderen Scrum Events “um die Sprint Review herum zu planen”.