Mit der RACI-Matrix zu mehr Verlässlichkeit im Team

Die RACI-Matrix unterstützt Dich und Deine Teamkollegen dabei, Verantwortlichkeiten innerhalb Eures (Scrum) Teams klar zu regeln. Gerade für Scrum-Neulinge ist sie deshalb eine wertvolle Unterstützung, sowohl die Selbstorganisation Eures Teams voranzubringen als auch den Aspekt der gegenseitigen Verlässlichkeit zu stärken.

Mit diesem Beitrag möchte ich Dir zunächst einen kurzen Überblick über die RACI-Matrix geben und daran anschließend einige hilfreiche Tipps mit auf den Weg geben, wann und wie Du die Matrix gewinnbringend einsetzen kannst.

Bei der RACI-Matrix handelt es sich um ein Akronym, das für vier verschiedene Aspekte hinsichtlich konkreter Aufgaben steht:

Besonders die Unterscheidung zwischen responsible und accountable ist (meiner Meinung nach) für Scrum Teams sehr wertvoll. Denn beide Begriffe findest Du auch recht häufig im Scrum Guide wieder. (Ohne dass dort allerdings erklärt wird, was sie nun genau bedeuten sollen.)

Schauen wir uns aber zunächst die vier verschiedenen Aspekte ein wenig genauer an, bevor wir weiter ins Detail gehen:

Responsible sind diejenigen Menschen, die für die konkrete Durchführung oder Umsetzung einer Aufgabe verantwortlich sind. Im deutschsprachigen Scrum Guide wird deshalb auch von umsetzungsverantwortlich gesprochen.

Accountable sind hingegen diejenigen Menschen, die verantwortlich für das Ergebnis der Umsetzung sind. Auch hier macht der Scrum Guide den Unterschied durch die Formulierung ergebnisverantwortlich kenntlich.

Accountability bedeutet also nicht zwangsläufig, dass ein Teammitglied auch direkt an der Umsetzung beteiligt ist. Das ist besonders für Aufgaben und Tätigkeiten des Product Owners interessant, der zwar die Umsetzung seiner Aufgaben an die Entwickler des Scrum Teams abtreten kann, aber stets ergebnisverantwortlich bleibt.

Gleichwohl können accountability und responsibility auch zusammenfallen. In der RACI-Matrix könnt Ihr das beispielsweise durch ein A/R kenntlich machen.

Personen, die nicht direkt an der Umsetzung beteiligt sind, aber höchstwahrscheinlich relevante Informationen oder (Fach-)Wissen besitzen, sollten von Eurem Team konsultiert (consulted) werden.

In der Praxis können das beispielsweise Kollegen aus anderen Abteilungen sein, die deshalb von Euch zum Sprint Planning oder zum Backlog Refinement eingeladen werden sollten.

Mache Personen im Team (und auch außerhalb des Teams) sollten über den Fortschritt einer Aufgabe auf dem Laufenden gehalten werden und deshalb informiert werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Product Owner. Er muss zwar nicht aktiv am Daily Scrum teilnehmen, aber muss von den Entwicklern informiert werden, falls das Sprintziel in Gefahr gerät.

Bei der Erstellung Eurer RACI-Matrix habt Ihr grundsätzlich immer zwei verschiedene Optionen. Ihr könnt die Verantwortlichkeiten entweder pro Rolle oder pro individueller Person festhalten bzw. definieren.

Hier habe ich einmal die drei Scrum Rollen inklusive einiger üblicher Aufgaben als Beispiel für Dich zusammengestellt:

Wie Du sehen kannst, ist gibt es durchaus auch Aufgaben, in der eine Teamrolle sowohl accountable als auch responsible ist (A/R). Außerdem ist es auch möglich, dass das gesamte Team für eine Aufgabe ergebnisverantwortlich ist, weshalb bei jeder Rolle ein A zu finden ist.

Das funktioniert jedoch nur dann wirklich gut, wenn ein Team klein genug ist. Bei größeren Teams rate ich Dir eindringlich davon ab!

Falls Ihr in einem Team arbeitet, das keine festen Rollen kennt oder Ihr die Verantwortlichkeiten noch genauer festhalten möchtet, könnt Ihr die RACI-Matrix auch für konkrete Personen ausfüllen.

Das ist immer dann hilfreich, wenn beispielsweise nicht alle Entwickler eines Scrum Teams auch wirklich bei allen anstehenden Aufgaben mitwirken können oder wollen.

Auch hier haltet Ihr für jede Aufgabe fest, welche Verantwortlichkeit für die jeweilige Person gilt.

Eine gemeinsam erstellte RACI-Matrix sorgt vor allem für mehr Klarheit und daraus resultierend auch für weniger Konflikte und eine höhere Verlässlichkeit innerhalb Deines Teams.

Das gemeinsame Festlegen von Verantwortlichkeiten mit Hilfe der RACI-Matrix ist eine unschätzbare Unterstützung für mehr Klarheit in Eurem Team. Denn im Alltag bleiben viele dieser Aspekte unausgesprochen. Das mündet jedoch häufig in Erwartungshaltungen, die nicht erfüllt werden, weil sich andere dieser Erwartungshaltung gar nicht bewusst sind.

Beispielsweise könnte es sein, dass die Entwickler Deines Teams erwarten, dass Euer Product Owner am Daily Scrum teilnimmt. Allerdings geht Euer Product Owner davon aus, dass er bei diesem Scrum Event gar nicht benötigt wird und lediglich informiert werden möchte, falls das Sprintziel in Gefahr gerät.

Die durch die RACI-Matrix entstehende Klarheit führt zu weniger Konfliktpotenzial, weil sie grundlegende Erwartungshaltungen der Teammitglieder für alle transparent macht.

Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Verlässlichkeit innerhalb Eures Teams. Gerade dieser Punkt ist besonders interessant. Denn der Faktor Verlässlichkeit war in Googles bekannter Teamstudie immerhin auf Platz 2 als Voraussetzung für kollaboratives Arbeiten.

(Wenngleich Psychologische Sicherheit mit großem Vorsprung auf Platz 1 dieser Studie lag.)

Die RACI-Matrix ist natürlich nur dann wirklich hilfreich, wenn Ihr die vier verschiedenen Optionen gemeinsam im Team festlegt. Niemandem ist dabei geholfen, wenn ein Teamleiter eine fertige Matrix an ein neues Team weitergibt, damit „jeder weiß, was er zu tun hat“ oder„wie die Dinge hier laufen“. Am besten gelingt das natürlich in einem eigens dafür gedachten Workshop oder auch im Rahmen Eurer Retrospektive.

Tatsächlich ist (wie so oft) das gemeinsame Gespräch über die unterschiedlichen Erwartungshaltungen viel wichtiger als der Buchstabe, den Ihr letztlich in eine Tabellenzelle schreibt.

Auch wenn es verlockend sein mag, solltet Ihr nicht jedes kleine ToDo mit Hilfe einer RACI-Matrix definieren. Erstens ist es sowieso unmöglich, jede kleine Aufgabe exakt festzulegen, und zweitens würde Eure Matrix dadurch komplett unübersichtlich werden. Es ist also ein wenig wie bei der Kanban-Praktik „Mache Regeln explizit“: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich.

Ein gut eingespieltes Team versteht sich blind und wird aus der RACI-Matrix wahrscheinlich wenig bis gar keinen Nutzen ziehen. Deshalb eignet sie sich sicherlich am besten für Teams, die neu gegründet wurden und sich daher noch in der Norming-Phase befinden. Andererseits kannst Du die RACI-Matrix auch in der Sprint Retrospektive nutzen, wenn Eure Sprints wiederholt scheitern, weil Aufgaben liegenbleiben, oder sich Dein Scrum Team in einer echten Krise befindet.

Ein Scrum Team, das mit Hilfe einer RACI-Matrix jedes kleine ToDo klar definieren will, hat meiner Meinung nach ganz andere Probleme als unklare Abläufe oder Prozesse.

Wie bei vielen anderen Modellen haben sich im Laufe der Zeit auch bei der RACI-Matrix einige Varianten gebildet. Die spannendste davon ist sicherlich die RASCI-Matrix. (Für einen vollständigen Überblick über alle Varianten empfehle ich Dir außerdem einen Blick in den Wikipedia-Artikel.)

Die RASCI-Matrix erweitert die ursprüngliche Matrix um den Aspekt Support. Ähnlich wie Consulted steht Support für die Unterstützung anderer Personen, die eine Aufgabe umsetzen. Allerdings ist hat support einen eher aktiven Charakter, während consulted eher passiver Natur ist.

Gut geeignet ist diese Erweiterung der RACI-Matrix besonders für die Rolle des Scrum Masters, der sowohl Entwickler als auch Product Owner in vielen Dingen aktiv unterstützt bzw. coacht.

Eine hilfreiche Alternative zur RACI-Matrix stellt die Team Alignment Map (TAM) von Stefano Mastrogiacomo dar.

Mit ihr kannst Du besonders Euer Sprint Planning so gestalten, dass die Verantwortlichkeiten für Eure kommende Iteration klar geregelt sind. In diesem Fall nennt sich die Verantwortlichkeit jedoch Joint Commitment.

Auch ein Teamvertrag ist ein sehr einfaches, jedoch gleichzeitig sehr effizientes Tool, um die Verantwortlichkeiten und Erwartungshaltungen innerhalb Eures Teams klarer zu Regeln.

Außerdem hat so ein Teamvertrag einen deutlich weniger „formellen Charakter“ als die RACI-Matrix und macht es ein wenig einfacher, über bestimmte Themen zu sprechen.

Neben der Team Alignment Map kannst Du außerdem auf das Ownership Model und die Freedom Matrix von Peter Koning zurückgreifen. Beide haben jedoch einen stärkeren Fokus auf Agile Führung und sind weniger darauf ausgelegt, Verantwortung innerhalb des Teams selber zu regeln.

Im Grunde braucht Ihr lediglich ein leeres Whiteboard, um eine gemeinsame RACI-Matrix zu entwerfen. Falls Du aber für Online-Workshops digitale Tools benötigst, habe ich Dir hier einige Vorlagen und Templates verlinkt.

Ich hoffe, ich konnte Dir Nutzen und Vorteile der RACI-Matrix für Dein Scrum Team ein wenig näher bringen. Und Dir vor allem einige hilfreiche Tipps mit auf den Weg geben, sie erfolgreich in deinem Team anzuwenden. Wenn es Euch gelingt, sie in der richtigen Situation zu nutzen und nicht dazu verwendet, jedes kleinste Detail mit ihrer Hilfe zu regeln, kann sie eine große Hilfe für mehr Verlässlichkeit und weniger Konflikte in Eurem Team sein.

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