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Die erste der 6 Kanban-Praktiken lautet: „Visualisiere!“ In diesem Grundlagen-Artikel zeige ich Dir, mit welchen Mitteln Kanban Arbeit und Prozesse visualisiert. Dazu nutzt Kanban zum einen die Kanban-Karte und zum anderen das Kanban Board. Beides sind grundlegende Elemente, um Euren Arbeitsprozess transparent zu machen und helfen Euch dabei, Verbesserungen herbeizuführen.

Inhaltsverzeichnis

Arbeit visualisieren mit der Kanban-Karte

Um Arbeit zu visualisieren nutzt Kanban die sogenannte Kanban-Karte. Tatsächlich bedeutet das aus dem Japanischen kommende Wort Kanban (看板) auch so viel wie Karte, Tafel oder Beleg.

Aufbau einer Kanban-Karte

Auch wenn es Dir und Deinem Team natürlich vollkommen frei steht, Eure Kaban-Karten so zu gestalten, dass sie alle für Euch wichtigen Informationen beinhalten, haben sich im Laufe der Zeit einige Grundelemente eingebürgert, die auf jeder Kanban-Karte zu finden sind.
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Welche Informationen haltet Ihr auf Euren Kanban-Karten fest? Und warum?x
  • Name des Work Items bzw. des Product Backlog Items

  • Wer arbeitet aktuell an dem Work Item?

  • Seit wann ist die Kaban-Karte aktiv?

  • Wann soll das Work Item fertig sein? (Fälligkeitsdatum)

  • Art des Work Items (Work Item Type)

  • Wann wurde das Work Item zum ersten Mal erfasst?

Die zu erledigende Arbeit mit Hilfe einer Kanban-Karte zu visualisieren, ist jedoch nur der erste Schritt. Im zweiten Schritt geht es darum, den Prozess zu visualisieren, wie „Arbeit durch Euer System fließt“. In Kanban spricht man deshalb auch von Workflow.

Prozesse visualisieren mit dem Kanban Board

Ein Kanban Board visualisiert jeden einzelnen Schritt eines Arbeits-Prozesses mit Hilfe einer eigens dafür vorgesehenen Spalte. Zu erledigende Arbeit – die mit Hilfe einer Kanban-Karte dargestellt wird – wandert dabei von links nach rechts durch die einzelnen Spalten des Boards, bis sie abgeschlossen ist.

Die 3 Basiszustände eines Kanban Boards

Jedes Kanban Board unterteilt den abgebildeten Prozess immer in 3 Basiszustände: To Do, Doing und Done.

Um Euren Arbeits-Prozess zu visualisieren (und vor allem auch messbar zu machen), müsst Ihr nämlich wissen, welche Arbeit noch ansteht (To Do), welche Aufgaben bereits aktiv bearbeitet werden (Doing) und welche Work Items Ihr bereits abgeschlossen habt (Done).

Grundsätzlich ist es möglich, Prozesse auf einem Kanban Board lediglich mit diesen 3 Basiszuständen zu visualisieren. (Häufig wird dann auch von einem Scrum Board gesprochen.)
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Welche Art von Board nutzt Dein Team? Welche Erfahrungen habt Ihr damit gesammelt?x

Hilfreicher ist jedoch meistens eine detailliertere Visualisierung Eures Workflows. Allerdings gehört jede Spalte eines Kanban Boards immer zu einem dieser drei Basiszustände.

Visualisierungs-Beispiel für den Schreib-Prozess eines Internetblogs

Um Dir zu verdeutlichen, wie ein Kanban Board grundsätzlich funktioniert, stell Dir vor, Du würdest einen eigenen Internetblog betreiben und den Schreib-Prozess für Deine Artikel mit einem Kanban Board visualisieren wollen.

Dann könnte Dein Kanban Board ungefähr so aussehen wie hier rechts zu sehen.

Jeder Schritt Deines Schreib-Prozesses, den Du über das Kanban Board visualisierst, spiegelt dabei einen bestimmten Zustand eines Blogartikels wieder.

Definition der einzelnen Prozess-Schritte

Neben der reinen Visualisierung benötigst Du deshalb auch eine genau Definition davon, was es für jeden Artikel bedeutet, wenn er sich in einer Spalte Deines Schreib-Prozesses befindet. In Scrumban nennt sich das auch Definition of Workflow. Diese Definitionen müssen natürlich nicht immer besonders umfangreich oder ausschweifend sein. Trotzdem sollte für jede Spalte eine Definition existieren.

Beachte auch, dass jede Spalte dieses Beispiel-Prozesses einem der weiter oben erwähnten Basiszustände zugeordnet ist.

Jede neue Idee für einen Blogartikel hältst Du zunächst in der ersten Spalte New fest.

Bevor Du mit dem Schreiben eines Artikels beginnst, muss Deine Artikelidee näher ausgearbeitet werden. Beispielsweise musst Du festlegen, für welchen Suchbegriff Du den Artikel optimieren möchtest, welchen Aufbau er haben soll und dergleichen mehr. Artikelideen, für die das geschehen ist, kommen anschließend in die Spalte Refined.

Artikel, an denen Du aktuell schreibst, werden in die Spalte Active Deines Kanban Boards gezogen.

Natürlich müssen fertige Artikel noch einmal Korrektur gelesen werden, weil sich in ihnen noch Tippfehler und andere Ungereimtheiten befinden. Dieser Prozess-Schritt wird in unserem Beispiel durch die Spalte In Review visualisiert.

Artikel, die bereit für eine Veröffentlichung in Deinem Blog sind, befinden sich in der Spalte Finished. Beachte, dass diese Spalte immer noch ein aktiver (!) Zustand unseres Beispiels ist und zum Basiszustand Doing gehört. Das liegt daran, dass der Artikel selbst zwar fertig ist, jedoch noch nicht veröffentlicht wurde.
Hast Du einen Blogartikel schließlich veröffentlicht und alle Arbeiten abgeschlossen, ziehst Du seine Kanban-Karte in die Spalte Completed Deines Kanban Boards.

Visualisiert Euren aktuellen Prozess und nicht den, den Ihr Euch wünscht

Falls Du und Dein Team überlegt, mit Kanban zu beginnen, möchte ich Dir an dieser Stelle noch einen Rat mit auf den Weg geben. Wenn Ihr den Arbeits-Prozess Eures Teams mit Hilfe eines Kanban Boards visualisiert, dann widersteht der Versuchung, diesen Prozess gleichzeitig zu optimieren. Das führt in der Regel zu nichts Gutem, weil Ihr dadurch einen Workflow abbildet, von dem Ihr noch gar nicht wisst, ob er funktioniert.

Nicht ohne Grund lautet das erste Grundprinzip von Kanban: Beginne mit dem, was Du gerade tust.

Vielmehr solltet Ihr in einem ersten Schritt gemeinsam Work In Progress Limits festlegen und damit beginnen, Euren Workflow zu messen. Erst wenn Ihr nach einer gewissen Zeit ausreichend Erkenntnisse gewonnen habt, solltet Ihr damit beginnen, Euren visualisierten Prozess anzupassen und zu überarbeiten.