Die erste der 6 Kanban Praktiken lautet: “Visualisiere!” In diesem Grundlagen-Artikel zeige ich Dir, mit welchen Mitteln Kanban Arbeit und Prozesse visualisiert. Dazu nutzt Kanban zum einen die Kanban-Karte und zum anderen das Kanban Board. Beides sind grundlegende Elemente, um Euren Arbeitsprozess transparent zu machen und helfen Euch dabei, Verbesserungen herbeizuführen.
Arbeit visualisieren mit der Kanban-Karte
Um Arbeit zu visualisieren nutzt Kanban die sogenannte Kanban-Karte. Tatsächlich bedeutet das aus dem Japanischen kommende Wort Kanban (看板) auch so viel wie Karte, Tafel oder Beleg.
Aufbau einer Kanban-Karte
Die zu erledigende Arbeit mit Hilfe einer Kanban-Karte zu visualisieren, ist jedoch nur der erste Schritt. Im zweiten Schritt geht es darum, den Prozess zu visualisieren, wie “Arbeit durch Euer System fließt”. In Kanban spricht man deshalb auch von Workflow.
Prozesse visualisieren mit dem Kanban Board
Ein Kanban Board visualisiert jeden einzelnen Schritt eines Arbeits-Prozesses mit Hilfe einer eigens dafür vorgesehenen Spalte. Zu erledigende Arbeit – die mit Hilfe einer Kanban-Karte dargestellt wird – wandert dabei von links nach rechts durch die einzelnen Spalten des Boards, bis sie abgeschlossen ist.
Die 3 Basiszustände eines Kanban Boards
Jedes Kanban Board unterteilt den abgebildeten Prozess immer in 3 Basiszustände: To Do, Doing und Done.
Um Euren Arbeits-Prozess zu visualisieren (und vor allem auch messbar zu machen), müsst Ihr nämlich wissen, welche Arbeit noch ansteht (To Do), welche Aufgaben bereits aktiv bearbeitet werden (Doing) und welche Work Items Ihr bereits abgeschlossen habt (Done).
Hilfreicher ist jedoch meistens eine detailliertere Visualisierung Eures Workflows. Allerdings gehört jede Spalte eines Kanban Boards immer zu einem dieser drei Basiszustände.
Visualisierungs-Beispiel für den Schreib-Prozess eines Internetblogs
Um Dir zu verdeutlichen, wie ein Kanban Board grundsätzlich funktioniert, stell Dir vor, Du würdest einen eigenen Internetblog betreiben und den Schreib-Prozess für Deine Artikel mit einem Kanban Board visualisieren wollen.
Dann könnte Dein Kanban Board ungefähr so aussehen wie hier rechts zu sehen.
Jeder Schritt Deines Schreib-Prozesses, den Du über das Kanban Board visualisierst, spiegelt dabei einen bestimmten Zustand eines Blogartikels wieder.
Definition der einzelnen Prozess-Schritte
Neben der reinen Visualisierung benötigst Du deshalb auch eine genau Definition davon, was es für jeden Artikel bedeutet, wenn er sich in einer Spalte Deines Schreib-Prozesses befindet. In Scrumban nennt sich das auch Definition of Workflow. Diese Definitionen müssen natürlich nicht immer besonders umfangreich oder ausschweifend sein. Trotzdem sollte für jede Spalte eine Definition existieren.
Beachte auch, dass jede Spalte dieses Beispiel-Prozesses einem der weiter oben erwähnten Basiszustände zugeordnet ist.
Visualisiert Euren aktuellen Prozess und nicht den, den Ihr Euch wünscht
Falls Du und Dein Team überlegt, mit Kanban zu beginnen, möchte ich Dir an dieser Stelle noch einen Rat mit auf den Weg geben. Wenn Ihr den Arbeits-Prozess Eures Teams mit Hilfe eines Kanban Boards visualisiert, dann widersteht der Versuchung, diesen Prozess gleichzeitig zu optimieren. Das führt in der Regel zu nichts Gutem, weil Ihr dadurch einen Workflow abbildet, von dem Ihr noch gar nicht wisst, ob er funktioniert.
Nicht ohne Grund lautet das erste Grundprinzip von Kanban: Beginne mit dem, was Du gerade tust.
Vielmehr solltet Ihr in einem ersten Schritt gemeinsam Work In Progress Limits festlegen und damit beginnen, Euren Workflow zu messen. Erst wenn Ihr nach einer gewissen Zeit ausreichend Erkenntnisse gewonnen habt, solltet Ihr damit beginnen, Euren visualisierten Prozess anzupassen und zu überarbeiten.
