Gute und wirklich hilfreiche Key Results zu formulieren, ist kein Hexenwerk. Auch wenn es natürlich viel Praxis und Übung erfordert, gibt es einige Dinge, auf die Du achten kannst, um Stolperfallen und Probleme zu vermeiden. In diesem Artikel erfährst Du 5 hilfreiche Tipps, um perfekte Schlüsselergebnisse zu formulieren.
Key Results sind objektiv überprüfbar
Damit Key Results wirklich hilfreich sind und ihren Zweck erfüllen, musst Du sie so formulieren, dass sie objektiv überprüfbar sind.
In erster Linie erreichst Du das natürlich dadurch, dass jedes Key Result stets eine Metrik beinhaltet. Allerdings solltest Du dabei auch darauf achten, dass es nur eine einzige Metrik beinhaltet und Du nicht mehrere Bedingungen oder Metriken miteinander verschachtelst.
Erzeuge Messbarkeit durch eine Metrik
Eine häufige Stolperfalle ist die Nutzung von Alle oder Jeder. Das erzeugt jedoch Allgemeinplätze, die wenig hilfreich sind. Sehr oft sind solche Key Results auch “getarnte Objectives”. Du solltest also auch in Betracht ziehen, aus einem solchen Schlüsselergebnis ein eigenständiges OKR zu formulieren.
| Beispiele für ungenaue Key Result | Alternative Formulierungen |
|---|---|
| Alle Kunden kennen unseren Webshop. | Die Besucherzahlen unseres Webshops steigen von 100 auf 5.000. |
| Jeder Bug wird innerhalb von 5 Tagen bearbeitet. | Die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Bugs sinkt von 10 auf 5 Tage. |
| Die neue Webseite ist online. | 500 Besucher haben unsere neue Webseite besucht |
Vermeide Verschachtelungen
Manchmal werden in einem Key Result gleich mehrere Metriken verwendet. Solche Verschachtelungen sind jedoch nicht (mehr) eindeutig, sodass während des OKR-Zyklus selbst unklar ist, was überhaupt genau gemessen wird und welchen Stand das Key Result eigentlich gerade hat.
Für gute Key Results solltest Du deshalb solche Verschachtelungen vermeiden und immer nur eine einzige Metrik nutzen.
| Beispiel für ein Schachtel-Key-Result | Alternative Formulierung |
|---|---|
| In jeder unserer 5 Branchen geben uns 4 von 5 befragten Kunden 5 Sterne für unser neues Produkt-Feature. | Das neue Produkt-Feature wird im Durchschnitt mit mindestens 3,5 von 5 Sternen bewertet. |
Gute Key Results machen Fortschritt sichtbar
Key Results, die so formuliert sind, dass sie lediglich entweder wahr oder falsch sein können, führen dazu, dass der Fortschritt während des OKR-Zyklus “unsichtbar” wird.
Solche Wahr-oder-falsch-Key-Results können in der Praxis unheimlich frustrierend für OKR Teams sein, weil erst zum Ende des Zyklus ein Ergebnis eingetragen werden kann.
Verwende Start- und Zielwerte
Beheben lässt sich dieses Problem, indem Du einen Startwert zu Deinem Key Result hinzufügst. Leider ist das nur dann möglich, sofern die Metrik in Deiner Organisation oder Deinem Team bereits existiert und damit ein Ausgangswert vorhanden ist. Führst Du die Metrik im Rahmen eines OKR erst ein, bleibt Dir häufig nichts anderes übrig, als ein Wahr-oder-falsch-Key-Result zu formulieren.
| Beispiele für Wahr-oder-falsch-Key-Results | Alternative Formulierung |
|---|---|
| Das neue Produkt-Feature wird im Durchschnitt mit mindestens 3,5 von 5 Sternen bewertet. | Durch unser neues Feature steigt die durchschnittliche Bewertung unseres Produktes von 1,3 auf mindestens 3,5. |
| Es werden maximal 10 Bugs pro Monat gemeldet. | Die Anzahl gemeldeter Bugs pro Monat sinkt von 120 auf 10. |
Im ersten Beispiel der obigen Tabelle bedeutet sowohl eine Durchschnittsbewertung von 3,4 als auch von 1,4, dass das Key Result ein Ergebnis von 0 % hat. Das Gleiche gilt für das zweite Beispiel. Egal, ob 11 oder 110 Bugs pro Monat gemeldet werden: Das Key Result ist nicht erreicht und liegt bei 0 Prozent.
Key Results messen Ergebnisse
Ein ebenfalls sehr häufig anzutreffendes Phänomen ist die Formulierung von Aktivitäten oder Aufgaben als Key Result.
Meistens liegt das vor allem daran, dass diese Dinge sehr viel leichter und einfacher messbar sind, weil diese Metriken schon in Organisationen vorhanden sind.
Hier solltest Du Dich immer daran erinnern, dass es sich um Key Results und nicht um Key Doings handelt.
Du solltest Dich in diesem Fall immer fragen: “Woran erkenne ich, dass ich mein Ziel erreicht habe, wenn all diese Dinge erledigt sind?”
Miss Outcome statt Output
Hilfreich, um sich dieses Unterschieds bewusst zu werden, ist die Unterscheidung zwischen Output und Outcome. Während der Output das direkte Ergebnis von Aktivitäten (Input) ist, ist der Outcome die Wirkung, die Du mit diesem Output erreichen möchtest.
| Beispiele für Output-Key-Results | Alternative Formulierung |
|---|---|
| In unserem Blog gibt es 25 neue Artikel zum Thema Kanban. | Die monatlichen Besucherzahlen in unserer Rubrik Kanban steigen von 100 auf 1.000. |
| Es gibt 5 neue Features zur Bearbeitung von Rechnungen in unserem Produkt. | Die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen sinkt von 10 auf 3 Minuten. |
Nutze Lagging Indicators
Ebenfalls hilfreich, um dieses Problem zu erkennen, ist die Unterscheidung zwischen sogenannten Leading und Lagging Indicators.
Meistens messen Leading Indicators den Output von Aktivitäten, während Lagging Indicators eher dem Outcome entsprechen. (Allerdings ist das nicht immer der Fall, sodass die beiden Begriffspaare nicht synonym sind.)
Weil jedoch Lagging Indicators messen, wie erfolgreich Dein Team oder Deine Organisation mit etwas war, solltest Du sie gegenüber Leading Indicators stets als Key Result bevorzugen.
Jedoch sind Leading Indicators weiterhin sehr sinnvoll und nützlich. Du solltest sie jedoch nach Möglichkeit als Metrik für OKR-Initiativen verwenden.
Hier noch einmal ein Beispiel für drei Key Results mit Leading Indicators, die auf den Metriken des Fitbit-Trackers basieren. Am Ende geht es bei all dem jedoch nur darum, die Herzschlagfrequenz (Lagging Indicator) zu senken.
| Key Results mit Leading Indicators | Alternative Formulierung mit Lagging Indicator |
|---|---|
| 10.000 Schritte pro Tag gehen. | Die durchschnittliche Herzschlagfrequenz von 75 auf 68 senken. |
| 20 Etagen pro Tag Treppen steigen. | |
| 35 Aktivzonen pro Tag erreichen. |
Motivierende Key Results sind anspruchsvoll
Um Motivation zu erzeugen, müssen Key Results anspruchsvoll sein. Damit das geschieht, dürfen sie weder zu leicht noch zu schwer sein. Sind sie zu schwer, liegt die Messlatte so hoch, sodass Dein Team schon gar keine Lust mehr dazu hat, überhaupt anzufangen. Sind sie zu leicht, ist Dein Team unterfordert und bewegt sich nur in seiner Komfort-Zone.
Formuliere erreichbare Key Results
Viele OKR-Einführungen scheitern daran, dass eine Organisation oder ein Team das Tagesgeschäft nicht beachtet und gar nicht in Betracht zieht, was ohnehin bereits alles geschieht. Die Folge davon sind vollkommen unrealistische Ziele und ein Gefühl, dass OKR nur dazu dienen, den ohnehin schon vollen Schreibtisch aller Mitarbeiter noch weiter mit Aufgaben zu füllen.
Die erste Möglichkeit, einen Realitäts-Check durchzuführen, ist das Festhalten notwendiger OKR-Initiativen.
Auf diese Weise erhält Dein Team oder Deine Organisation ein Gefühl dafür, ob zur Erreichung der Key Results überhaupt ausreichend Kapazitäten vorhanden sind.
Zweitens könnt Ihr in Eurem OKR-Planning auf die Team Alignment Map zurückgreifen. Dieses Tool besitzt verschiedene Mechanismen, die es Euch ermöglichen, die Erreichbarkeit von Key Results einzuschätzen. Beispielsweise die Besprechung von Abhängigkeiten und potenziellen Risiken.
Drittens könnt Ihr Euer OKR-Planning auch mit einem Ecocycle Planning kombinieren. Diese Methode aus den Liberating Structures macht sichtbar:
Die Erkenntnisse aus dem Ecocycle Planning liefern damit wertvollen Input, um abzuschätzen, wie realistisch Eure Key Results aktuell sind.
Sorge für ein ausreichendes Niveau
Doch auch wenn Key Results prinzipiell erreichbar sein sollen, wenn wirklich “alles läuft wie am Schnürchen”, sollten sie gleichzeitig anspruchsvoll sein. Für die Erreichung aller Schlüsselergebnisse zu 100 % zum Ende eines Quartals müsst Ihr Euch im besten Fall also ordentlich strecken.
Durch anspruchsvolle Formulierungen entsteht das, was in der OKR-Community auch als Stretch Goal bekannt ist. Meistens werden Stretch Goals so erklärt, dass ein zu 70 % erreichtes Key Result bereits ein gutes Ergebnis ist. Aber Achtung: Das bedeutet nicht, dass Du mit Deinem Team bereits im Planning davon ausgehst, sowieso nur 70 Prozent zu erreichen.
Diesen schmalen Grat zwischen Erreichbarkeit und Niveau mit Key Results zu treffen, erfordert zugegebenermaßen sehr viel Übung. Hinzu kommt, dass derart anspruchsvolle Zielsetzungen auch eine offene und positive Fehlerkultur und psychologische Sicherheit voraussetzen, die nicht unbedingt immer in jeder Organisation gegeben sind.
Formuliere Key Results unabhängig voneinander
Damit das Scheitern eines einzelnen Key Results nicht dazu führt, dass einige (oder schlimmstenfalls sogar alle anderen) ebenfalls nicht erreicht werden können, solltest Du sie immer so unabhängig wie möglich von einander formulieren.
Häufig entstehen voneinander abhängige oder aufeinander aufbauende Key Results durch das Denken in Aktivitäten.
Eine simple Lösung dieses Problems ist es, die ersten Schritte einfach wegzulassen und lediglich das letzte Key Result zu behalten. (Weil es ja das ist, was “am Ende rauskommen” soll.)
Vermeide Meilensteine
Wenn Du Meilensteile als Key Result nutzt, ist das ein starkes Indiz dafür, dass es sich hierbei eher um “getarnte Objectives” handelt. Der zweite Meilenstein wäre demnach schon ein mögliches Objective für das folgende Quartal.
In der Regel kannst Du alle Meilensteine bist auf den letzten streichen, weil Du ja ohnehin planst, auch das letzte Key Result innerhalb eines OKR-Zyklus zu erreichen. Alternativ kannst Du Deine Meilensteine auch für eine OKR-Initiative nutzen und Dir dann überlegen, wie Du den Outcome messen kannst, wenn Du alle Meilensteine Deiner OKR-Initiative erreicht hast.
| Beispiele für Meilenstein-Key-Results | Alternative Formulierung |
|---|---|
| Wir haben einen Webshop eingerichtet. | Der Umsatz mit Online-Produkten steigt von 0 auf 5.000 €. |
| Wir haben die erste 5 Produkte online gestellt. | |
| Unsere Online-Produkte erzeugen 5.000 € Umsatz. |
Fazit
Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Beitrag ein paar hilfreiche Tipps für Euer nächstes OKR-Planning mit auf den Weg geben. Nicht immer wirst Du alle hier genannten Punkte auch umsetzen können, aber das ist auch gar nicht notwendig. Es erfordert einfach sehr viel Übung und Praxis, gute OKR zu formulieren.
Außerdem solltest Du Dir immer vor Augen halten, dass OKR mit Zyklen arbeitet, sodass Ihr immer die Möglichkeit habt, es beim nächsten OKR-Planning noch besser zu machen.
