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In diesem Beitrag erfährst Du, welche Tools, Metriken und Methoden Kanban Eurem Team bietet, um Eure Arbeitsabläufe & Prozesse immer weiter zu verbessern und Euren Workflow kontinuierlich zu optimieren.

Den Workflow definieren

Der erst Schritt, um Prozesse und Abläufe in Eurem Team zu optimieren, ist die Definition Eures Workflows. Denn ohne ein genaues Bild davon zu haben, wie dieser wirklich funktioniert bzw. funktionieren soll, werdet Ihr natürlich nicht in der Lage sein, ihn kontinuierlich zu verbessern.

Aus diesem Grund existiert in Kanban und Scrumban eine sogenannte Definition of Workflow (DoW), die Dich und Dein Team genau dabei unterstützen soll. In Eurer DoW haltet Ihr beispielsweise fest, welche verschiedenen Arten von Aufgaben (Work Item Types) existieren oder welche Arbeitsschritte diese durchlaufen, bis sie fertig sind.

Elemente einer Definition of Workflow

Üblicherweise beinhaltet eine Definition of Workflow in Kanban folgende Elemente:

  • Eine Beschreibung & Definition der von Eurem Team genutzten Work Item Types

  • Eine Definition, wann ein Work Item als begonnen bzw. beendet gilt, also Start- & Endpunkt Eures Workflows

  • Einen oder mehrere Arbeitsschritte bzw. Status, die ein Work Item von begonnen bis fertig durchläuft
  • Eine Definition der geltenden WIP-Limits Eures Kanban Workflows

  • Klare Regeln, unter welchen Bedingungen ein Work Item einen Arbeitsschritt betreten bzw. verlassen darf

  • Eine Service Level Expectation (SLE), mit deren Hilfe Ihr einen Forecast für Eure Stakeholder formuliert

Visualisierung des Workflows mit einem Kanban Board

Im zweiten Schritt geht es darum, Euren Workflow mit Hilfe eines Kanban Boards zu visualisieren.

Im besten Fall existiert dort für jedes Element und jede Regel Eurer Workflow-Definition eine visuelle Entsprechung.

Auf Eurem Kanban Board Ihr könnt beispielsweise unmittelbar sehen, wo Start- und Endpunkte Eures Work In Progress liegen.

Außerdem könnt Ihr für Eure unterschiedlichen Work Item Types auch verschiedene Farben oder Symbole nutzen.

Auch die einzelnen Arbeitsschritte bzw. Status Eures Workflows finden sich als Spalte auf Eurem Kanban Board ebenso wieder wie die dazugehörigen WIP-Limits.

  • Falls es notwendig sein sollte, könnt Ihr sogar Swimlanes zur Eurem Kanban Board hinzufügen, sofern Work Item Types einen leicht anderen Workflow haben oder es sich um besondere Aufgaben handelt.

Den Kanban Workflow messen

Die Definition und Visualisierung Eures Kanban Workflows ist jedoch nur die Grundlage, um Eure Arbeitsabläufe und Prozesse optimieren zu können. Denn Ihr möchtet ja wissen, wie effektiv & effizient er in der Praxis funktioniert. Hierzu bietet Euch Kanban vier wichtige Metriken, die Ihr regelmäßig kontrollieren und auswerten solltet:

  • Cycle Time: Wie lange benötigt ein Work Item, bis es fertig gestellt wird, nachdem es begonnen wurde?

  • Work In Progress: Wie viele Work Items werden derzeit aktiv durch Euer Team bearbeitet?

  • Throughput: Wie viele Work Items könnt Ihr in einem von Euch definierten Zeitraum abschließen?

  • Work Item Age: Wie lange sind einzelne Work Items schon in Arbeit, aber noch nicht abgeschlossen?

Wie Du siehst, fokussiert sich Kanban darauf, die Effektivität & Effizienz Eures Workflows zu messen. Die Frage, wie es um die Auslastung einzelner Teammitglieder steht, ist dabei (zunächst) zweitrangig.
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Erfahrungsgemäß tun sich viele Manager schwer mit diesem Aspekt. Wie sind Deine Erfahrungen als Agile Coach damit?x

Es ist wichtig, dass Du verstehst, dass Eurer Kanban Workflow immer Vorrang vor der Auslastung einzelner Teammitglieder haben sollte. Macht Ihr es umgekehrt, führt das schlimmstenfalls dazu, dass zwar alle beschäftigt sind, aber nichts fertig wird.

Den Kanban Workflow aktiv steuern & verbessern

Die vier Kanban-Metriken könnt Ihr für zwei ganz unterschiedliche Zwecke nutzen. Zum einen könnt Ihr mit Hilfe von Work In Progress und Work Item Age Euren Workflow aktiv steuern & managen. Zum anderen könnt Ihr Cycle Time und Throughput dazu verwenden, Euren Workflow bzw. Eure Prozesse und Arbeitsabläufe zu verbessern & zu optimieren.

Das liegt daran, dass Work In Progress und Work Item Age in die Zukunft schauen und Euch eine Orientierung geben, in welche Richtung Ihr derzeit steuert bzw. wo Ihr Euch befindet, während Cycle Time und Throughput immer erst rückwirkend zu ermitteln sind. Deshalb werden Work Item Age und Work in Progress auch als Leading Indicator bezeichnet, Cycle Time und Throughput hingegen als Lagging Indicator.

Mit Leading Indicators den Workflow steuern

Mit Hilfe der Leading Indicators Work In Progress und Work Item Age könnt Ihr wertvolle Erkenntnisse über den aktuellen Zustand Eures Kanban Workflows erhalten und entsprechende Maßnahmen daraus ableiten.

Work In Progress

Damit Eurer Workflow gut funktioniert, ist es wichtig, dass sich nicht mehr Arbeit „im System“ befindet, als Ihr aktuell mit Eurem Team bewältigen könnt. In Kanban nennen sich alle aktiven Elemente Work In Progress. (Die Begrenzung des Work In Progress hingegen WIP-Limit.)

Das regelmäßige Messen und Nachhalten des Work In Progress ermöglicht Eurem Team, Euren Workflow aktiv zu steuern, weil es Euch wichtige Erkenntnisse in Eurem Daily Stand-up ermöglicht:

  • Wo habt Ihr Euer WIP-Limit überschritten (und warum)?
  • Welche sofortigen Maßnahmen könnt Ihr ergreifen, um den Work In Progress wieder zu senken?
  • Wo staut sich Arbeit und welche Work Items blockieren Euren Kanban Workflow?

Sehr gut lässt sich der aktuelle Stand und auch der Verlauf Eures Work In Progress übrigens mit Hilfe eines sogenannten WIP Run Charts nachverfolgen.

Work Item Age

Die zweite Metrik, die Euch dabei unterstützt, Euren Kanban Workflow aktiv zu steuern, ist Work Item Age. An dieser Metrik könnt Ihr für jedes einzelne Work Item erkennen, wie lange es bereits in Arbeit ist.

Auf diese Weise könnt Ihr (unnötig) alternde Aufgaben erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen:

  • Welche Work Items bearbeitet Ihr bereits sehr bzw. zu lange und woran liegt das?

  • Was könnt Ihr unternehmen, um diese Work Items fertigzustellen?

  • Welche Blocker und Probleme erzeugen unnötige Verzögerungen und wie könnt Ihr diese beseitigen?

Mit Lagging Indicators den Workflow optimieren

Mit den Lagging Indicators Cycle Time und Throughput könnt Ihr rückblickend messen, wie schnell und wie viele Work Items durch Eurer Kanban Team erledigt wurden. Diese Metriken könnt Ihr deshalb sehr gut in Eurer Kanban Retrospektive besprechen und mit Ihrer Hilfe potenzielle Probleme ermitteln.

Beide Metriken helfen Euch dabei, Eure Arbeitsabläufe und Prozesse immer weiter zu verbessern. Denn Ihr könnt an der Veränderung dieser beiden Metriken ablesen, ob von Euch durchgeführte Maßnahmen wirklich den von Euch gewünschten Effekt erzielt haben (oder nicht).

Cycle Time

Die Cycle Time ist die Zeit, die ein Work Item benötigt, um Euren Workflow von Beginn bis zum Ende zu durchlaufen. Auch aus dieser Metrik könnt Ihr wertvolle Erkenntnisse gewinnen:

  • Wie hoch ist die durchschnittliche Cycle Time unserer Work Items?
  • Gibt es eine hohe Streuung, also beispielsweise Work Items die besonders lange oder besonders kurz benötigten, um Euren Kanban Workflow zu durchlaufen? Was sind die Gründe dafür?
  • Welche Probleme und Abhängigkeiten führen dazu, dass Work Items besonders lange benötigen?

Auch die Cycle Time lässt sich mit speziellen Kanban Charts hervorragend visualisieren. Die beiden wichtigsten Charts sind das Cumulative Flow Diagram sowie das Cycle Time Scatterplot.

Throughput

Gleiches gilt für den Throughput Eures Workflows. Auch hier ist es für Euer Kanban Team wichtig zu wissen, wie viele Work Items Ihr in einem gewissen Zeitraum erledigen könnt.

  • Wie viele Work Items könnt Ihr in einem definierten Zeitraum umsetzen?
  • Gibt es Verzögerungen und Wartezeiten, bevor überhaupt mit der Arbeit begonnen werden kann?

Um den Throughput Eures Kanban Workflows zu visualisieren, könnt Ihr beispielsweise auf ein Throughput Run Chart zurückgreifen. Denn auf diesem Chart könnt Ihr wichtige Informationen über Euren Workflow unmittelbar erkennen,

Fazit zum Kanban Workflow

Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Grundlagenartikel die Werkzeuge und Kanban Tools näherbringen, mit denen Ihr Eure Prozesse und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern und optimieren könnt. Richtig eingesetzt, bietet Euch Kanban ein großes Füllhorn an Möglichkeiten, wichtige Metriken zu erheben und dadurch Erkenntnisse zu gewinnen, um Euren Workflow kontinuierlich zu optimieren und in der täglichen Arbeit zu steuern.