In diesem Beitrag erfährst Du, welche Tools, Metriken und Methoden Kanban Eurem Team bietet, um Eure Arbeitsabläufe & Prozesse immer weiter zu verbessern und Euren Workflow kontinuierlich zu optimieren.
Den Workflow definieren
Der erst Schritt, um Prozesse und Abläufe in Eurem Team zu optimieren, ist die Definition Eures Workflows. Denn ohne ein genaues Bild davon zu haben, wie dieser wirklich funktioniert bzw. funktionieren soll, werdet Ihr natürlich nicht in der Lage sein, ihn kontinuierlich zu verbessern.
Aus diesem Grund existiert in Kanban und Scrumban eine sogenannte Definition of Workflow (DoW), die Dich und Dein Team genau dabei unterstützen soll. In Eurer DoW haltet Ihr beispielsweise fest, welche verschiedenen Arten von Aufgaben (Work Item Types) existieren oder welche Arbeitsschritte diese durchlaufen, bis sie fertig sind.
Elemente einer Definition of Workflow
Üblicherweise beinhaltet eine Definition of Workflow in Kanban folgende Elemente:
Visualisierung des Workflows mit einem Kanban Board
Im zweiten Schritt geht es darum, Euren Workflow mit Hilfe eines Kanban Boards zu visualisieren.
Im besten Fall existiert dort für jedes Element und jede Regel Eurer Workflow-Definition eine visuelle Entsprechung.
Auf Eurem Kanban Board Ihr könnt beispielsweise unmittelbar sehen, wo Start- und Endpunkte Eures Work In Progress liegen.
Außerdem könnt Ihr für Eure unterschiedlichen Work Item Types auch verschiedene Farben oder Symbole nutzen.
Auch die einzelnen Arbeitsschritte bzw. Status Eures Workflows finden sich als Spalte auf Eurem Kanban Board ebenso wieder wie die dazugehörigen WIP-Limits.
Den Kanban Workflow messen
Die Definition und Visualisierung Eures Kanban Workflows ist jedoch nur die Grundlage, um Eure Arbeitsabläufe und Prozesse optimieren zu können. Denn Ihr möchtet ja wissen, wie effektiv & effizient er in der Praxis funktioniert. Hierzu bietet Euch Kanban vier wichtige Metriken, die Ihr regelmäßig kontrollieren und auswerten solltet:
Es ist wichtig, dass Du verstehst, dass Eurer Kanban Workflow immer Vorrang vor der Auslastung einzelner Teammitglieder haben sollte. Macht Ihr es umgekehrt, führt das schlimmstenfalls dazu, dass zwar alle beschäftigt sind, aber nichts fertig wird.
Den Kanban Workflow aktiv steuern & verbessern
Die vier Kanban-Metriken könnt Ihr für zwei ganz unterschiedliche Zwecke nutzen. Zum einen könnt Ihr mit Hilfe von Work In Progress und Work Item Age Euren Workflow aktiv steuern & managen. Zum anderen könnt Ihr Cycle Time und Throughput dazu verwenden, Euren Workflow bzw. Eure Prozesse und Arbeitsabläufe zu verbessern & zu optimieren.
Das liegt daran, dass Work In Progress und Work Item Age in die Zukunft schauen und Euch eine Orientierung geben, in welche Richtung Ihr derzeit steuert bzw. wo Ihr Euch befindet, während Cycle Time und Throughput immer erst rückwirkend zu ermitteln sind. Deshalb werden Work Item Age und Work in Progress auch als Leading Indicator bezeichnet, Cycle Time und Throughput hingegen als Lagging Indicator.
Mit Leading Indicators den Workflow steuern
Mit Hilfe der Leading Indicators Work In Progress und Work Item Age könnt Ihr wertvolle Erkenntnisse über den aktuellen Zustand Eures Kanban Workflows erhalten und entsprechende Maßnahmen daraus ableiten.
Work In Progress
Damit Eurer Workflow gut funktioniert, ist es wichtig, dass sich nicht mehr Arbeit „im System“ befindet, als Ihr aktuell mit Eurem Team bewältigen könnt. In Kanban nennen sich alle aktiven Elemente Work In Progress. (Die Begrenzung des Work In Progress hingegen WIP-Limit.)
Das regelmäßige Messen und Nachhalten des Work In Progress ermöglicht Eurem Team, Euren Workflow aktiv zu steuern, weil es Euch wichtige Erkenntnisse in Eurem Daily Stand-up ermöglicht:
Sehr gut lässt sich der aktuelle Stand und auch der Verlauf Eures Work In Progress übrigens mit Hilfe eines sogenannten WIP Run Charts nachverfolgen.
Work Item Age
Die zweite Metrik, die Euch dabei unterstützt, Euren Kanban Workflow aktiv zu steuern, ist Work Item Age. An dieser Metrik könnt Ihr für jedes einzelne Work Item erkennen, wie lange es bereits in Arbeit ist.
Auf diese Weise könnt Ihr (unnötig) alternde Aufgaben erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen:
Mit Lagging Indicators den Workflow optimieren
Mit den Lagging Indicators Cycle Time und Throughput könnt Ihr rückblickend messen, wie schnell und wie viele Work Items durch Eurer Kanban Team erledigt wurden. Diese Metriken könnt Ihr deshalb sehr gut in Eurer Kanban Retrospektive besprechen und mit Ihrer Hilfe potenzielle Probleme ermitteln.
Beide Metriken helfen Euch dabei, Eure Arbeitsabläufe und Prozesse immer weiter zu verbessern. Denn Ihr könnt an der Veränderung dieser beiden Metriken ablesen, ob von Euch durchgeführte Maßnahmen wirklich den von Euch gewünschten Effekt erzielt haben (oder nicht).
Cycle Time
Die Cycle Time ist die Zeit, die ein Work Item benötigt, um Euren Workflow von Beginn bis zum Ende zu durchlaufen. Auch aus dieser Metrik könnt Ihr wertvolle Erkenntnisse gewinnen:
Auch die Cycle Time lässt sich mit speziellen Kanban Charts hervorragend visualisieren. Die beiden wichtigsten Charts sind das Cumulative Flow Diagram sowie das Cycle Time Scatterplot.
Throughput
Gleiches gilt für den Throughput Eures Workflows. Auch hier ist es für Euer Kanban Team wichtig zu wissen, wie viele Work Items Ihr in einem gewissen Zeitraum erledigen könnt.
Um den Throughput Eures Kanban Workflows zu visualisieren, könnt Ihr beispielsweise auf ein Throughput Run Chart zurückgreifen. Denn auf diesem Chart könnt Ihr wichtige Informationen über Euren Workflow unmittelbar erkennen,
Fazit zum Kanban Workflow
Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Grundlagenartikel die Werkzeuge und Kanban Tools näherbringen, mit denen Ihr Eure Prozesse und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern und optimieren könnt. Richtig eingesetzt, bietet Euch Kanban ein großes Füllhorn an Möglichkeiten, wichtige Metriken zu erheben und dadurch Erkenntnisse zu gewinnen, um Euren Workflow kontinuierlich zu optimieren und in der täglichen Arbeit zu steuern.