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Die Definition of Workflow (kurz: DoW) ist ein fester Bestandteil des Kanban Guides für Scrum Teams. In Scrumban ist sie die konkrete Umsetzung der Kanban-Praktik „Mache Regeln explizit“ und ermöglicht Euch ein geteiltes Verständnis Eurer gemeinsamen Arbeitsweise. Deshalb spricht der Kanban Guide für Scrum Teams auch lediglich von vier statt sechs Kanban-Praktiken.

Die fünfte Kanban-Praktik „Implementiere Feedbackzyklen“ wird im Scrum Framework bereits durch die Scrum Events verwirklicht und entfällt in Scrumban daher ebenfalls.

Elemente einer Definition of Workflow

Der Kanban Guide für Scrum Teams ist relativ nebulös, was den genauen Inhalt der Definition of Workflow angeht.
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Welche Elemente hat Eure Definition of Workflow und wie sind Eure Erfahrungen damit?x
Du findest dazu lediglich einen recht kurzen Absatz:

Die vier Kanban-Praktiken werden durch die Definition of Workflow des Scrum Teams ermöglicht. Diese Definition gibt das explizite Verständnis der Mitglieder des Scrum Teams wieder, nach welchen Regeln sie den Kanban-Praktiken folgen.

Glücklicherweise hilft uns an dieser Stelle ein Blick in den Kanban Guide von Daniel Vacanti & John Coleman, der in dieser Hinsicht ein wenig informativer ist, was mögliche bzw. notwendige Elemente der Definition of Workflow angeht:

  • Beschreibung & Definition der von Deinem Team genutzten Work Item Types

  • Eine Definition, wann ein Work Item als begonnen bzw. beendet gilt

  • Einen oder mehrere Arbeitsschritte bzw. Status, die ein Work Item von begonnen bis fertig durchläuft

  • Eine Definition der geltenden WIP-Limits Eures Workflows

  • Klare Regeln, unter welchen Bedingungen ein Work Item einen Arbeitsschritt betreten bzw, verlassen kann

  • Service Level Expectation (SLE)

Work Item Types

Für Euer Produkt oder Projekt sind die unterschiedlichsten Aufgabentypen bzw. -arten denkbar. Neben User Stories und Bugs könnt Ihr die verschiedensten Work Item Types in Eurer Definition of Workflow festhalten.

Wenn Ihr eine Internetseite betreibt, könnt Ihr beispielsweise Blogartikel (für zu schreibende Blogartikel), Video (für von Euch anzufertigende Erklärvideos in Euren Artikeln), Improvement (für Verbesserungen und Updates bestehender Artikel) und Newsletter (für Euren monatlichen Newsletter) als Work Item Types verwenden.

Aber auch Work Item Types für dringende und unvorhergesehene Aufgaben oder Routineaufgaben sind denkbar. (Letztere lassen sich übrigens sehr gut über ein Kamishibai Board in Euren Kanban Workflow integrieren.

Start- & Endpunkt des Workflows

Um wichtige Metriken wie beispielsweise Cycle Time oder Lead Time in Kanban verwenden zu können, müsst Ihr definieren, wann Euer Workflow beginnt und wann er endet.

Hierbei könnt Ihr Euch leicht an den drei Basiszuständen To Do, Doing & Done orientieren.

Üblicherweise gilt Arbeit dann als begonnen, wenn sie die Kategorie To Do verlässt und den ersten Arbeitsschritt der Kategorie Doing betritt, und als beendet, wenn sie den letzten Arbeitsschritt der Kategorie Doing verlässt und in die erste Spalte der Kategorie Done eintritt.

Aktive Arbeitsschritte (Work In Progress)

In der Regel wird Euer Workflow aus mehr als einem einzigen aktiven Arbeitsschritt bestehen.

Eure Definition of Workflow beinhaltet also alle einzelnen Arbeitsschritte, die zum Basiszustand Doing gehören, also zwischen Start- und Endpunkt Eures Workflows liegen.

Alle Aufgaben, die sich in einer dieser Spalten Eures Kanban Boards befinden, gehören zu Eurem Work In Progress.

WIP-Limit

Um Kanban umzusetzen, ist es essenziell, dass Ihr die Menge paralleler Arbeit begrenzt.

Dies geschieht durch ein sogenanntes WIP-Limit, das sowohl für einzelne Spalten bzw. Arbeitsschritte der Kategorie Doing gelten kann, als auch für die Kategorie Doing insgesamt. Darüber hinaus sind noch weitere WIP-Limits denkbar; beispielsweise pro Swimlane oder pro Person.

Regeln für den Workflow

Eure Definition of Workflow sollte außerdem Regeln explizit machen, unter welchen Bedingungen ein Work Item in die nächste Spalte wandern darf. Wann gilt ein Work Item beispielsweise als ausreichend refined und darf die Spalte planned betreten? Oder was muss erledigt sein, damit ein Work Item als completed gilt?

All diese Regeln Eures Workflows solltet Ihr gemeinsam definieren und im besten Fall auch direkt auf Eurem Kanban Board festhalten.

Service Level Expectation (SLE)

Auch die Service Level Expectation (kurz: SLE) sollte Teil Eurer Definition of Workflow sein. Für jede Art von Arbeit (Work Item Type) haltet Ihr fest, wie hoch Ihr die Wahrscheinlichkeit einschätzt, dass ein Work Item innerhalb einer definierten Zeitspanne fertig gestellt ist. Beispielsweise:

85 % aller Blogartikel sind innerhalb von 4 Tagen (oder weniger) fertiggestellt.

Die SLE ist also ein Werkzeug für Euren Forecast und daher ein wichtiger Bestandteil Eurer Definition of Workflow.

Besonderheiten der DoW

Unter Umständen ist es möglich, dass Euer Workflow umfassender ist als die einzelnen Arbeitsschritte innerhalb Eures Sprint Backlogs. Das ist auch vollkommen in Ordnung und richtig so. Allerdings sind in einem solchen Fall nicht nur die Entwickler für die Definition of Workflow verantwortlich, sondern auch der Product Owner und der Scrum Master Eures Teams.

Hier siehst Du einen Workflow, in dem die Arbeitsschritte New, Refined, Planned, Development, Test, Done und Releasable definiert sind. Allerdings gehören nur die Arbeitsschritte Planned, Development, Test und Done zum Sprint Backlog.

Damit die Cycle Time dieses Teams möglichst aussagekräftigt bleibt, gehört der Status Planned des Sprint Backlogs wie Du siehst, (noch) nicht zum Work In Progress, sondern zur Kategorie To Do. Andernfalls würde die Cycle Time für jedes Work Item bereits mit dem Sprint Planning beginnen und dazu führen, dass diese unnötig altern.

Fazit zur Definition of Workflow

Die Definition of Workflow stellt meiner Meinung nach eine besonders intelligente Art und Weise dar, die Kanban-Praktik „Mache Regeln explizit“ fest in der Arbeit von Scrum Teams zu verankern, die ihren Workflow durch Kanban weiter verbessern wollen. Selbst dann, wenn Ihr kein Scrumban einsetzen solltet und ausschließlich Kanban in Eurem Team nutzen möchtet, solltet Ihr darüber nachdenken, eine Definition of Workflow einzusetzen. Tatsächlich sind die Unterschiede zwischen Scrum und Kanban bei genauer Betrachtung gar nicht so riesig, wie es oft vermittelt wird.