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Die Retrospektive in Kanban weist im Gegensatz zur Sprint Retrospektive in Scrum oder der Retrospektive im Allgemeinen einige Besonderheiten auf. In diesem Artikel verrate ich Dir, worin sich Kanban Retrospektiven unterscheiden und worauf Ihr mit Eurem Team achten solltet, um sie erfolgreich durchzuführen.

Inhaltsverzeichnis

Gibt es in Kanban überhaupt eine Retrospektive?

Viele sind der Ansicht, dass Kanban Teams gar keine Retrospektive durchführen. Tatsächlich wird sie auch in keinem (mir bekannten) Guide explizit erwähnt, so wie das beispielsweise im Scrum Guide der Fall ist. Allerdings würde ich mich als Agile Coach vor allem auf die fünfte und sechste Kanban-Praktik berufen:

  • Implementiere Feedbackzyklen.

  • Verbessere gemeinsam und entwickle experimentell.

Und auch zwei Kanban-Prinzipien weisen in die gleiche Richtung:

  • Vereinbare, dass inkrementelle, evolutionäre Veränderung verfolgt wird.

  • Ermutige dazu, Führung auf jeder Ebene der Organisation zu zeigen.

Falls Dein Kanban Team also der Meinung sein sollte, keine Retrospektive durchführen “zu müssen”, solltet Ihr Euch schon die Frage stellen, wie Ihr dann gemeinsam Verbesserungen erreichen wollt.

Themen in der Kanban Retrospektive

Grundsätzlich könnt Ihr die Retrospektive in Kanban genauso durchführen, wie jedes andere agile Team auch. Weil Metriken in Kanban allerdings schon während der eigentlichen Arbeit stark im Fokus stehen, um Euren Workflow zu steuern, sollten sich diese Elemente logischerweise auch in Eurer Retrospektive widerspiegeln.
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Kanban-Metriken in der Retrospektive

In jeder Kanban Retrospektive solltet Ihr stets gemeinsam einen Blick auf Eure Metriken werfen. In dem Fall natürlich ganz besonders die Lagging Indicators Cycle Time und Throughput.

Cycle Time

  • Welche Cycle Time haben die Work Items bzw. User Stories unserer letzten Iteration?

  • Ist unsere Cycle Time gesunken, gestiegen oder gleich geblieben?

  • Gibt es eine Streuung auf dem Cycle Time Scatterplot? Welche Work Items sind die “Ausreißer” und warum?

  • Was waren die Ursachen für die Verbesserung bzw. Verschlechterung unserer Cycle Time?

Throughput

  • Welchen Throughput haben wir in unserer letzten Iteration erreichen können?

  • Haben wir unseren Throughput vergrößern können oder ist er gesunken?

  • Gibt es eine breite Streuung unseres Durchsatzes auf dem Throughput Run Chart?

  • Was waren die Ursachen für die Verbesserung bzw. Verschlechterung unseres Throughputs?

Daneben gibt es noch weitere hilfreiche Metriken und Kanban Charts, die Euch dabei helfen, Euren Workflow in Eurer Kanban Retrospektive auszuwerten. Beispielsweise könnt Ihr in Eurer Retro auch einen Blick darauf werfen, wie lange Work Items im Durchschnitt in einem bestimmten Arbeitsschritt verbleiben, bevor sie weiterwandern (können). Allerdings kenne ich mit ClickUp! nur ein einziges Kanban-Tool, das die Metrik Average Time in Status rückwirkend auswerten kann.

Aber auch ein Blick auf das Cumulative Flow Diagram ist stets hilfreich, um Trends und Probleme in Eurem Workflow erkennen zu können.

Veränderung des Workflows

Im zweiten Schritt Eurer Kanban Retrospektive geht es dann darum, Maßnahmen zu ergreifen, um Euren Workflow für die kommende Iteration zu verbessern. Das bedeutet, dass Ihr Eure Definition of Workflow entsprechend überarbeitet.
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Anpassung des WIP-Limits

Ein erster möglicher Schritt kann natürlich die Anpassung Eures WIP-Limits sein.

Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihr es senken müsst oder solltet.

Es kann auch durchaus Sinn ergeben, dass Ihr ein neues WIP-Limit für einen speziellen Arbeitsschritt bzw. Status festlegt.

Oder dass Ihr ein WIP-Limit für die Anzahl von Work Items einer speziellen Swimlane einführt. (Beispielsweise “Maximal 1 dringendes Ticket gleichzeitig”.)

WIP-Limit pro Arbeitsschritt

Arbeitsschritte verändern

Zweitens könnt Ihr beschließen, Eurem Workflow neue Arbeitsschritte bzw. Spalten auf Eurem Kanban Board hinzuzufügen, ihre Reihenfolge zu verändern oder sogar Start- und Endpunkt Eures Workflows neu zu definieren.

Neue Regeln einführen

Möglich ist auch, dass Ihr drittens neue Prozessregeln einführt und neue Regeln festhaltet, die vorgeben, wann ein Work Item die nächste Kanban-Spalte “betreten darf”. Sozusagen eine “kleine” Definition of Done, die erfüllt sein muss, damit der nächste Prozessschritt erfolgen kann.

Störungen eliminieren

Nicht alle Probleme und Verbesserungen werdet Ihr durch die Überarbeitung Eurer Definition of Workflow erreichen können.

Auch Euer Team wird Abhängigkeiten und Probleme haben, die nur mit Hilfe anderer Teams und Abteilungen zu lösen sind. Dazu bietet sich natürlich auch eine gemeinsame Retrospektive mit diesen Teams an, um Lösungen zu erarbeiten.

  • Zur Visualisierung und Entdeckung von Abhängigkeiten eignet sich im Übrigen die Team Dependency Spider sehr gut!

Team Dependency Spider

Fazit zur Kanban Retrospektive

Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Beitrag die Besonderheiten einer Kanban Retrospektive aufzeigen. Natürlich solltet Ihr nie vergessen, auch zwischenmenschliche Themen zu besprechen.

Ein reiner Fokus auf Metriken und Prozesse kann und wird niemals alle Probleme auflösen können. Und nur weil Ihr einen perfekten Prozesse entwickelt habt, bedeutet das noch lange nicht, dass er auch von jedem eingehalten wird. Auch Individuen & Interaktionen spielen für jedes Kanban Team ein wichtige Rolle.