Was ist ein Cycle Time Scatterplot?

Das Cycle Time Scatterplot (kurz: CTS) ist ein Kanban Chart, auf dem Du ablesen kannst, wie lange jedes Work Item benötigt hat, um Euren Workflow zu durchlaufen. Im Gegensatz zum Cumulative Flow Diagram kannst Du also beispielsweise individuelle Ausreißer, die besonders besonders lange bearbeitet wurden, sofort erkennen. Darüber hinaus hilf Dir das Scatterplot auch dabei, eine Service Level Expectation (SLE) abzuleiten und einen Forecast für Dein Team abzugeben.

Das Cycle Time Scatterplot ist ein einfaches Koordinatensystem.

Hier rechts siehst Du ein CTS, das die individuelle Cycle Time für jedes der 50 abgeschlossenen Work Items in einem Zeitraum von 14 Tagen zeigt.

Aus diesem Scatterplot kannst Du beispielsweise ablesen, dass das rot markierte Work Item am 11. Mai 2023 abgeschlossen wurde und seine Cycle Time 3 Tage beträgt.

Wichtig ist auch, dass das Cycle Time Scatterplot die exakte (durchschnittlich) Cycle Time (exact avarage Cycle Time) wiedergibt. Denn der Durchschnittswert, der über das Scatterplot ermittelt wird, bezieht sich ja ausschließlich auf diejenigen Work Items, die in einem definierten Zeitraum abgeschlossen wurden.

Anders hingegen liegt der Fall beim Cumulative Flow Diagram, das die ungefähre (durchschnittliche) Cycle Time (approximate average Cycle Time) wiedergibt.

In der Praxis hilft Dir das CTS vor allem dabei, einen Forecast für Dein Team in Form einer Service Level Expectation anzugeben, die fester Bestandteil von Kanban ist. Möglich wird das durch die Perzentile, die als horizontale Linie im Scatterplot abgebildet werden. „Perzentil“ bedeutet in diesem Fall nicht mehr als der „Prozentsatz an Work Items, die innerhalb einer bestimmten Cycle Time abgeschlossen wurden“. Das klingt für Dich jetzt wahrscheinlich komplizierter, als es in der Praxis tatsächlich ist.

Nehmen wir noch einmal das obige Beispiel, so kannst Du sehen, dass 45 von 50 Work Items innerhalb von 5 Tagen fertig gestellt wurden. Deshalb verläuft die Linie für das 90. Perzentil als horizontale Linie auf der Höhe von 5 Tagen.

Die Service Level Expectation für dieses Team lautet daher:

90 % aller Work Items werden innerhalb von 5 Tagen abgeschlossen.

Grundsätzlich kannst Du jedes beliebige Perzentil für die SLE Deines Teams nutzen. In der Regel wird jedoch das 85. bzw. 90. Perzentil genutzt. Das liegt natürlich daran, dass für Eure Stakeholder eine Service Level Expectation wie „10 % aller Work Items sind innerhalb von 1 Tag abgeschlossen“ wenig hilfreich ist.

Ein häufiges Muster sind Ausreißer, die anzeigen, dass ein Work Item deutlich länger als üblich benötigte, um fertiggestellt zu werden. Meistens sind das User Stories oder Tasks, die zwischenzeitlich zurückgestellt und dann vergessen wurden.

Es lohnt sich jedoch, diese Ausreißer in Eurer Kanban Retrospektive genauer unter die Lupe zu nehmen. Eventuell könnt Ihr auch mit Hilfe einer Vereinbarung im Team beschließen, alle Work Items, die ein bestimmtes Work Item Age überschreiten, priorisiert zu bearbeiten.

Schlimmer als einzelne Ausreißer ist ein Cycle Time Scatterplot, in dem die Work Items eine große Streuung aufweisen.

Denn dadurch wird Euer Forecast durch eine SLE natürlich sehr viel weniger aussagekräftig.

Die häufigsten Gründe für dieses Muster sind meistens ein zu hoch gesetztes WIP-Limit, starke Unterschiede in der Batchsize von Work Items oder zu viele Abhängigkeiten.

(Manchmal ist es auch eine ungesunde Mischung aus allen drei Faktoren.)

Wird an bestimmten Tagen gar nichts fertiggestellt, entstehen auf dem CTS Lücken bzw. Gaps. Im Normalfall liegt das daran, dass Ferien sind und (fast) alle Teammitglieder Urlaub haben.

Ist das nicht der Fall sein und das Gap erstreckt sich über einen längeren Zeitraum, ist dieses Muster natürlich ein Alarmsignal.

Du solltest so schnell wie möglich die Ursachen identifizieren, da der Workflow dieses Teams nicht funktioniert bzw. stockt.

Ein weiteres Muster, das Du häufig auf Cycle Time Scatterplots entdecken kannst, ist eine Art „Steigung“ oder „Rampe“. Daran erkennst Du, dass die Cycle Time dieses Teams im zeitlichen Verlauf immer größer wird.

Oft passiert das bei Scrum Teams, die zu Beginn ihres Sprints bereits sehr viele (oder sogar alle) Work Items beginnen. Manche davon werden dann relativ früh im Sprint abgeschlossen und haben eine Cycle Time.

Andere Work Items hingegen verbleiben bis zum Sprintende im Workflow und haben dadurch eine deutlich höhere Cycle Time.

Alles in allem ist das Cycle Time Scatterplot eine wirklich hilfreiches Kanban Chart, mit dem Du viele Probleme und Herausforderungen im Workflow eines Kanban Teams entdecken kannst. Leider bieten weder Azure DevOps noch Jira wirklich nützliche Scatterplots an. Entweder greifst Du auf wirklich gute Kanban Tools wie Businessmap.io zurück, die dieses Kanban Chart bereits integriert haben, oder Du nutzt zusätzliche Dashboard-Anbieter wie 55degrees oder Nave.